⏰Cuotas por retraso, reembolsos y lista de espera
Aprenda a configurar escenarios avanzados de registro, incluidas listas de espera, cuotas por retraso y políticas de reembolso.
Visión general
Esta sección cubre escenarios avanzados de registro que manejan situaciones más allá de las fechas límite estándar. Estas configuraciones le permiten gestionar reuniones con exceso de inscritos, extender ventanas de registro y ofrecer opciones de reembolso a los participantes.
Todas las configuraciones avanzadas de registro funcionan juntas para ofrecer una gestión de registro flexible para varios escenarios de reunión, desde la gestión de capacidad hasta extensiones de plazos y políticas financieras.
Gestión de listaEspera
🔄 Habilitar listaEspera
Permitir el registro de gimnastas más allá de los límites de capacidad cuando su reunión está llena.
Configuración:
Habilitado: Los clubes pueden enviar gimnastas a la listaEspera cuando la reunión alcanza la capacidad
Deshabilitado: El registro se cierra completamente cuando se alcanza la capacidad
Disparadores de capacidad: Hay dos escenarios que activan la disponibilidad de la listaEspera:
Capacidad global de la reunión: Cuando el número total de gimnastas en la reunión alcanza el límite máximo de gimnastas
Capacidad por nivel: Cuando un nivel de competición específico alcanza su capacidad máxima
Proceso de envío: Cuando se cumple cualquiera de las restricciones de capacidad, los clubes aún pueden enviar a sus gimnastas, pero se añadirán a la listaEspera en lugar de directamente a la reunión.
Requisitos para el envío a listaEspera:
Los clubes deben enviar información de pago
Los gimnastas deben cumplir los requisitos de validación de la reunión
El registro se envía a la listaEspera a la espera de la aceptación del organizador
Estado hasta la aceptación:
A los gimnastas en listaEspera NO se les cobran tasas
Los gimnastas en listaEspera NO se agregan oficialmente a la reunión
Los gimnastas en listaEspera permanecen pendientes hasta ser aceptados manualmente por el organizador
Impacto: Proporciona opciones de respaldo para reuniones con exceso de inscritos, permitiendo a los clubes asegurar posiciones en la listaEspera incluso cuando la reunión está llena.
Los gimnastas en listaEspera no pueden ser modificados por los clubes una vez enviados. Solo los gimnastas que nunca se han enviado o que han sido rechazados explícitamente pueden ser modificados por los clubes.
Capacidad de listaEspera
Número máximo de gimnastas que pueden estar en la listaEspera en cualquier momento.
Configuración:
Define el número total de posiciones disponibles en la listaEspera
Cuando se alcanza la capacidad de la listaEspera, no se pueden enviar gimnastas adicionales a ninguna listaEspera
Impacto:
Controla cuántos clubes pueden esperar aperturas en todos los niveles
Cuando se alcanza, todas las presentaciones de registro adicionales se bloquean
Funciona en conjunto con la capacidad global de la reunión y las capacidades por nivel
Validación: Debe ser un número positivo cuando la listaEspera esté habilitada.
Cuota de listaEspera
Cuota adicional opcional cobrada a los gimnastas aceptados desde la listaEspera.
Aplicación:
Aplicada solo a los gimnastas que son aceptados desde la listaEspera
Puede ser eximida o aplicada a discreción del organizador durante la aceptación
El organizador ha accedido a pagar esta cuota independientemente de la decisión final
Ejemplo:
Cuota base de registro: $100
Cuota de listaEspera: $20
Total cobrado cuando se acepta: $120 (si se aplica la cuota de listaEspera)
Impacto:
Proporciona ingresos adicionales para la administración de la listaEspera
Compensa la incertidumbre de las posiciones en la listaEspera
Se aplica además de las cuotas base de registro cuando los gimnastas se trasladan de la listaEspera a la reunión activa
Control del organizador: Al aceptar gimnastas desde la listaEspera, puede elegir si aplicar o no la cuota de listaEspera, pero se ha comprometido a pagarla como parte del acuerdo de la listaEspera.
Ver gimnastas en listaEspera
Los gimnastas en listaEspera pueden verse y gestionarse en la pestaña Gimnastas del menú lateral del panel de la reunión, bajo la Lista de espera sección.
Notas importantes sobre la listaEspera
ListaEspera no ordenada:
La listaEspera no está ordenada cronológicamente ni por ningún otro criterio. Como organizador, puede aceptar cualquier gimnasta de la listaEspera en la reunión sin importar cuándo se añadió a la listaEspera. Esto le da completa flexibilidad en la gestión de las aceptaciones de la listaEspera.
Rechazo de listaEspera:
Los gimnastas de la listaEspera pueden ser rechazados en lugar de aceptados. Cuando son rechazados, se eliminan de la listaEspera y se trasladan a una lista de rechazados. Esto le permite gestionar eficazmente los puestos de la listaEspera eliminando gimnastas que ya no son candidatos viables.
Restricciones de modificación:
Una vez que los gimnastas se han añadido a la listaEspera, el club que los envió ya no puede modificar su información. Esta restricción también se aplica a:
Gimnastas que han sido aceptados en la reunión
Gimnastas en estado de registro pendiente
Los clubes solo pueden modificar la información de gimnastas que:
No se han enviado para registro de ninguna forma, O
Han sido rechazados explícitamente de la reunión
Esto asegura la integridad de los datos y previene conflictos durante el proceso de registro y aceptación.
Registro tardío
⏰ Permitir registro tardío
Habilitar el registro después de la fecha límite regular con tarifas por penalización.
Configuración:
Habilitado: Se aplican tarifas tardías entre los plazos regular y tardío
Deshabilitado: El registro se cierra en la fecha límite regular
Impacto: Extiende la ventana de registro mientras aplica penalizaciones financieras a los registrantes tardíos.
📅 Fecha límite de registro tardío
Fecha final para cualquier registro (regular o tardío).
Impacto:
Corte absoluto para todos los tipos de registro
Las tarifas tardías se aplican a los registros enviados entre la fecha límite de registro regular y esta fecha límite de registro tardío
Se añaden tarifas adicionales al precio final del registro
Ejemplo:
Cuota base de registro por gimnasta: $100
Cuota tardía por gimnasta: $25
Costo total por gimnasta durante el registro tardío: $125
Cuota base de registro por entrenador: $30
Cuota tardía por entrenador: $10
Costo total por entrenador durante el registro tardío: $40
Validación: Debe ser después de la fecha límite de registro regular pero antes de la fecha de inicio de la reunión.
Cierre automático del registro: El registro se cierra automáticamente para todos los clubes después de la fecha de inicio de la reunión. Ningún club puede enviar gimnastas después de esta fecha. Sin embargo, como organizador, puede importar gimnastas manualmente bajo la pestaña Gimnastas si falta alguien en la lista.
💰 Cuota tardía por gimnasta
Cuota adicional para registros de gimnastas presentados después de la fecha límite regular.
Impacto:
Precio de penalización para registros después de la fecha límite regular
Calculado como precio base + cuota tardía
Validación: Debe ser un número positivo cuando el registro tardío esté habilitado.
👥 Cuota tardía por entrenador
Cuota adicional para registros de entrenadores presentados después de la fecha límite regular.
Impacto:
Precio de penalización para registros de entrenadores después de la fecha límite regular
Calculado como precio base del entrenador + cuota tardía
Validación: Debe ser un número positivo cuando el registro tardío esté habilitado.
Políticas de reembolso
Cómo funcionan los reembolsos
GymArt tiene una política de reembolso integral que garantiza el manejo justo de las cancelaciones de registro mientras mantiene la integridad de la plataforma.
Calendario de reembolsos:
La fecha límite de reembolso debe establecerse antes de la fecha de inicio de la reunión
Después de que la reunión comience, no se pueden procesar reembolsos automáticos
Los reembolsos posteriores al inicio de la reunión deben ser gestionados manualmente por el organizador
Proceso de reembolso para clubes:
Los clubes acceden a su panel de registro para ver los gimnastas aceptados
Aunque los gimnastas no pueden ser modificados una vez aceptados, los clubes pueden seleccionarlos y solicitar un reembolso
La solicitud de reembolso se envía al organizador de la reunión para su aprobación
Proceso de revisión del organizador:
Los organizadores reciben solicitudes de reembolso y pueden aceptarlas o denegarlas
Si se acepta, el gimnasta recibe un reembolso del porcentaje especificado de su tarifa de registro original
La cantidad reembolsada excluye las tarifas de la plataforma y de procesamiento
Política de reembolso de la tarifa de la plataforma:
Tarifa de la plataforma GymArt: Reembolsamos hasta $3 de la tarifa de la plataforma cobrada a cada gimnasta
Si la tarifa de la plataforma fue $6, solo se reembolsan $3
Esto garantiza la sostenibilidad de la plataforma mientras se ofrecen reembolsos justos
Tarifas de procesamiento de Stripe: Estas no son reembolsables ya que las cobra el procesador de pagos
Manejo del método de pago:
Pagos con tarjeta:
Los reembolsos se procesan a través de su cuenta de Stripe
El porcentaje total de reembolso se calcula y procesa automáticamente
Los reembolsos aparecen en su panel y saldo de Stripe
Pagos en efectivo/cheque:
Los reembolsos son responsabilidad del organizador y deben gestionarse manualmente
Asegure un correcto mantenimiento de registros y la entrega de reembolsos a los clubes
Los reembolsos deben gestionarse con cuidado para mantener la confianza con los clubes participantes mientras se garantiza la estabilidad financiera de la reunión.
💸 Permitir reembolsos
Habilitar el procesamiento de reembolsos para registros dentro de la ventana de reembolso.
Configuración:
Habilitado: Los clubes pueden solicitar reembolsos dentro de la fecha límite de reembolso
Deshabilitado: No se procesan reembolsos
Impacto: Proporciona flexibilidad para cambios y cancelaciones de participantes.
📅 Fecha límite de reembolso
Fecha final para las solicitudes de reembolso.
Impacto:
Último día en que los clubes pueden solicitar reembolsos de registro
Debe ser antes de la fecha de inicio de la reunión
Validación: Debe ser antes de la fecha de inicio de la reunión.
💰 Cuota de reembolso por gimnasta
Porcentaje de la tarifa de registro original devuelto al participante al procesar reembolsos.
Impacto:
Determina qué porcentaje de la tarifa original recibe de vuelta el participante
Ejemplo: una cuota de reembolso del 20% significa que el participante recibe el 20% de lo que pagó originalmente
La cantidad restante cubre los costos del organizador y las tarifas de la plataforma
Cálculo del reembolso:
Cuota de reembolso del 100%: El participante recibe el pago original completo menos las tarifas de procesamiento de Stripe y cualquier tarifa de la plataforma por encima del límite de reembolso de $3 de GymArt
Reembolso parcial (por ejemplo, 20%): El participante recibe solo el 20% del pago original
Validación: Debe estar entre 0-100% cuando los reembolsos estén habilitados.
👥 Cuota de reembolso por entrenador
Porcentaje de la tarifa de registro original devuelto al participante al procesar reembolsos de entrenador.
Impacto:
Determina qué porcentaje de la tarifa original del entrenador recibe de vuelta el participante
Ejemplo: una cuota de reembolso del 15% significa que el entrenador recibe el 15% de lo que pagó originalmente
La cantidad restante cubre los costos del organizador y las tarifas de la plataforma
Cálculo del reembolso:
Cuota de reembolso del 100%: El participante recibe el pago original completo menos las tarifas de procesamiento de Stripe y cualquier tarifa de la plataforma por encima del límite de reembolso de $3 de GymArt
Reembolso parcial (por ejemplo, 15%): El participante recibe solo el 15% del pago original
Validación: Debe estar entre 0-100% cuando los reembolsos estén habilitados.
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