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# Configuración de la reunión y del registro

Todas estas configuraciones están en **Configuración de la reunión**, accesible desde la barra lateral izquierda en la sección de Registro. La visibilidad de puntuación y video está en la **Visibilidad y acceso** pestaña; la configuración de registro y envío está en la **Registro** pestaña; las tarifas y precios están en la **Precios** pestaña.

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## Visibilidad y privacidad de la reunión

### Visibilidad de puntuación

**Qué hace.** Activa o desactiva el acceso público en vivo a las puntuaciones para toda la reunión.

**Qué afecta.** Cuando es público, cualquiera con el enlace de la reunión puede seguir las puntuaciones en vivo en la app Gym Art y en cualquier navegador. Cuando es privado, solo los organizadores y administradores ven los resultados.

**Cuándo usarlo.** Actívalo cuando empiece la competición. Déjalo desactivado para reuniones de entrenamiento o cuando las puntuaciones aún no estén listas para compartir.

**Opciones.**

| Opción  | Qué significa                                                                                     |
| ------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Público | Las puntuaciones son visibles para los espectadores y para cualquiera con el enlace de la reunión |
| Privado | Las puntuaciones están ocultas al público; solo los organizadores                                 |

**Predeterminado.** Privado.

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### Contraseña de la reunión

**Qué hace.** Define la contraseña que usan los jueces para iniciar sesión en Judges Companion para esta reunión. La misma contraseña también se usa para controlar el registro cuando la reunión no está configurada con acceso público.

**Qué afecta.** Esta contraseña genera los códigos QR de inicio de sesión de JC. Los jueces no pueden introducir puntuaciones sin ella. Si el registro no está configurado como público, los clubes también deben introducir esta contraseña antes de poder registrarse.

**Cuándo usarlo.** Define siempre una contraseña antes de la reunión. Compártela solo con los jueces y, cuando haga falta, con los administradores de club que necesiten acceder al registro.

**Predeterminado.** Obligatoria al crear la reunión; sin valor predefinido.

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### Grabación de video

**Qué hace.** Permite que los jueces capturen videos de rutinas desde Judges Companion durante la reunión.

**Qué afecta.** Cuando está activado, JC muestra controles de grabación de video durante la entrada de puntuaciones. Los videos se guardan y se vinculan a los resultados de cada gimnasta. Activarlo requiere aceptar el acuerdo de consentimiento para grabación de video.

**Cuándo usarlo.** Actívalo si planeas grabar rutinas para revisión en video o archivo. Déjalo desactivado si la captura de video no forma parte de tu flujo de trabajo.

**Predeterminado.** Desactivado.

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### Fecha de caducidad del video

**Qué hace.** Define la fecha en la que los archivos de video de las rutinas se eliminan automáticamente.

**Qué afecta.** Todos los videos grabados de rutinas para esta reunión se eliminan de forma permanente después de esta fecha. Esto se aplica a los videos guardados sin importar a qué gimnasta o nivel pertenezcan.

**Cuándo usarlo.** Ajusta esto si tu federación o tu política de protección de datos exige un plazo de retención más corto. Amplíalo si necesitas que los videos estén disponibles durante más tiempo que el valor predeterminado.

**Predeterminado.** 1 año desde la creación de la reunión.

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### Fecha de caducidad de las puntuaciones

**Qué hace.** Define la fecha en la que el registro y los datos de puntuación de esta reunión se eliminan automáticamente.

**Qué afecta.** Los registros de gimnastas, las entradas en la listaEspera, las solicitudes rechazadas, las bajas y todas las puntuaciones se eliminan de forma permanente después de esta fecha.

**Cuándo usarlo.** Ajusta esto si tu política de retención de datos es distinta del valor predeterminado.

**Predeterminado.** 3 años desde la creación de la reunión.

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### Fecha de caducidad del documento médico

**Qué hace.** Define la fecha en la que cualquier documento médico subido para esta reunión se elimina automáticamente.

**Qué afecta.** Los archivos médicos adjuntos a los registros de gimnastas se eliminan de forma permanente después de esta fecha.

**Cuándo usarlo.** Los datos médicos suelen tener un requisito de retención más corto. Ajusta esto para que coincida con las reglas de tu federación.

**Predeterminado.** 6 meses desde la creación de la reunión.

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## Configuración general de registro

### Abrir registro

**Qué hace.** Controla si los clubes pueden enviar registros de gimnastas para esta reunión.

**Qué afecta.** Cuando está desactivado, los clubes no pueden iniciar ni completar un registro de gimnasta. Activarlo abre el portal de registro.

**Cuándo usarlo.** Actívalo cuando estés listo para aceptar inscripciones. Desactívalo después de la fecha límite o cuando quieras pausar temporalmente los registros.

**Predeterminado.** Desactivado.

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### Abrir registro de entrenadores

**Qué hace.** Controla si los clubes pueden agregar entrenadores a su registro, de forma independiente del registro de gimnastas.

**Qué afecta.** Cuando está desactivado, el paso de registro de entrenadores se oculta durante el pago. Puedes abrir el registro de entrenadores sin abrir el registro de gimnastas, o al revés.

**Cuándo usarlo.** Ábrelo cuando estés listo para recopilar las inscripciones de entrenadores. Puede que quieras abrir el registro de entrenadores más tarde que el de gimnastas si las listas de entrenadores se cierran por separado.

**Predeterminado.** Desactivado.

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### Fecha límite de registro

**Qué hace.** Define la fecha y la hora en que el registro estándar se cierra automáticamente.

**Qué afecta.** Después de esta fecha límite, los clubes no pueden enviar nuevos registros a menos que se habilite el registro tardío. La fecha límite se muestra a los clubes en la página de detalles de la reunión.

**Cuándo usarlo.** Define siempre una fecha límite. Si también habilitas el registro tardío, esto se convierte en el límite entre el periodo estándar y el tardío.

**Predeterminado.** Ninguna (el registro sigue abierto hasta que lo cierres manualmente o establezcas esta fecha).

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### Acceso público

**Qué hace.** Controla si cualquier club puede registrarse para esta reunión, o solo los clubes que conocen la contraseña de la reunión.

**Qué afecta.** Cuando está desactivado, los clubes deben introducir la contraseña de la reunión antes de poder ver el portal de registro. Cuando está activado, cualquier club puede buscar y registrarse sin contraseña.

**Cuándo usarlo.** Déjalo desactivado para reuniones solo por invitación o cerradas. Actívalo cuando quieras que la reunión esté abierta a cualquier club.

**Predeterminado.** Desactivado (se requiere contraseña para acceder al registro).

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### Aceptar registros automáticamente

**Qué hace.** Cuando está activado, los registros de gimnastas se aprueban y se cobran de inmediato al enviarlos, sin paso de revisión del organizador.

**Qué afecta.** Los registros pasan por alto la cola pendiente y van directamente a aprobados. El pago se procesa en el momento del pago. No verás una lista pendiente para revisar.

**Cuándo usarlo.** Úsalo para reuniones con mucho volumen en las que confías en todos los clubes que se registran y no quieres aprobar manualmente cada inscripción. Si necesitas revisar los registros antes de confirmarlos, déjalo desactivado.

**Predeterminado.** Desactivado.

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### Moneda

**Qué hace.** Define la moneda usada para todas las tarifas de registro en esta reunión.

**Qué afecta.** Todos los precios, los totales del pago, los cargos de Stripe y los importes mostrados usan esta moneda.

**Cuándo usarlo.** Cámbiala cuando tu reunión se celebre en un país que use una moneda distinta de la predeterminada. Defínela al crear la reunión; no se recomienda cambiarla después de que haya empezado el registro.

**Opciones.** USD, EUR, GBP, JPY, INR, RUB, MXN, BRL, ARS, CNY, CAD.

**Predeterminado.** CAD.

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### Instrucciones de registro

**Qué hace.** Mensaje de texto libre que se muestra a los clubes durante el pago, antes de que envíen su registro.

**Qué afecta.** El mensaje aparece como un aviso en la pantalla de pago. Úsalo para notas de pago, requisitos especiales o recordatorios.

**Cuándo usarlo.** Agrega instrucciones cuando los clubes necesiten saber algo antes de completar su registro, como detalles de pago fuera de línea o requisitos para enviar documentos.

**Predeterminado.** Ninguna.

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### Fecha de referencia de edad

**Qué hace.** Define la fecha usada para calcular la edad de las gimnastas para las comprobaciones de elegibilidad.

**Qué afecta.** El sistema compara la fecha de nacimiento de cada gimnasta con esta fecha para determinar si cumple los requisitos de edad para su nivel. Cuando no se define, se usa la fecha de inicio de la reunión.

**Cuándo usarlo.** Configúralo cuando tu federación indique una fecha fija de corte de elegibilidad que sea distinta de la fecha de inicio de la reunión, por ejemplo el 1 de enero del año de la competición.

**Predeterminado.** Fecha de inicio de la reunión (no se ha establecido una fecha de referencia de edad aparte).

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### Mismo precio para todos los niveles de gimnasta

**Qué hace.** Cuando está activado, todos los niveles de gimnasta comparten un solo precio en lugar de tener tarifas por nivel.

**Qué afecta.** Un solo campo de precio reemplaza la configuración de precio individual por nivel. Todas las gimnastas pagan la misma cantidad sin importar en qué nivel compitan.

**Cuándo usarlo.** Úsalo para reuniones en las que el precio no varía según el nivel. Desactívalo si necesitas tarifas distintas para niveles diferentes.

**Predeterminado.** Desactivado (precio por nivel).

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### Mismo precio para todos los niveles de entrenadores

**Qué hace.** Igual que arriba, pero para los niveles de registro de entrenadores.

**Qué afecta.** Todos los niveles de entrenadores comparten un solo precio.

**Cuándo usarlo.** Úsalo cuando las tarifas de entrenadores no varíen según el nivel o el tipo de credencial.

**Predeterminado.** Desactivado (precio de entrenadores por nivel).

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### Campos personalizados (gimnastas)

**Qué hace.** Permite agregar campos de datos extra que los clubes deben completar para cada gimnasta durante el registro.

**Qué afecta.** Cada campo que agregues aparece en el formulario de registro de gimnastas. Los campos marcados como obligatorios bloquean el pago si se dejan vacíos. Los datos recopilados se muestran en la lista de gimnastas y se pueden exportar.

**Cuándo usarlo.** Úsalo para recopilar información específica de la reunión que no forma parte del formulario de registro estándar, como talla de camiseta, contacto de emergencia o número de membresía de la federación.

**Predeterminado.** Ninguna.

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### Campos personalizados (entrenadores)

**Qué hace.** Igual que los campos personalizados para gimnastas, pero aplicado a los registros de entrenadores.

**Qué afecta.** Cada campo aparece en el formulario de registro de entrenadores.

**Cuándo usarlo.** Úsalo cuando necesites datos específicos de la reunión de los entrenadores además de los campos de registro estándar.

**Predeterminado.** Ninguna.

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## Configuración de registro de gimnastas

### Precio de registro de gimnasta

**Qué hace.** Define la tarifa cobrada por gimnasta para un nivel dado.

**Qué afecta.** Este importe aparece en la lista de precios de la reunión y se añade al total del pago por cada gimnasta de ese nivel. Cuando el selector de mismo precio está activado, se aplica un precio global a todos los niveles.

**Cuándo usarlo.** Configúralo antes de abrir el registro. Puedes configurar un precio distinto por nivel o un precio global.

**Predeterminado.** 0.00.

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### Máximo global de gimnastas

**Qué hace.** Define un límite estricto para el número total de gimnastas que pueden registrarse entre todos los niveles combinados.

**Qué afecta.** Una vez que el total de gimnastas aprobadas alcanza este número, se bloquean nuevos registros sin importar la capacidad de cada nivel. Primero activa el selector y luego define el número.

**Cuándo usarlo.** Úsalo cuando tu sede o tu logística tengan una capacidad total fija. Si solo necesitas límites por nivel, usa el máximo por nivel y deja esto desactivado.

**Predeterminado.** Desactivado (sin límite global).

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### Tarifa de formación

**Qué hace.** Agrega una tarifa fija por grupo de formación, además del precio de registro por miembro, para disciplinas que usan inscripciones por formación como acrobática, aeróbica o gimnasia de grupo.

**Qué afecta.** A los grupos de formación se les cobra el precio por miembro para cada integrante más esta tarifa fija de inscripción por formación al pagar.

**Cuándo usarlo.** Configúralo cuando quieras cobrar una tarifa de inscripción separada por formación, además de las tarifas individuales por miembro. Déjalo sin configurar si solo quieres precios por miembro.

**Predeterminado.** Ninguna (sin tarifa de formación).

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### Requerir música

**Qué hace.** Hace obligatorio que cada gimnasta tenga un archivo de música asignado antes de que se pueda enviar su registro.

**Qué afecta.** El pago se bloquea para cualquier gimnasta sin música asignada. Esto se configura por nivel.

**Cuándo usarlo.** Habilítalo para los niveles en los que la música de piso sea obligatoria según las reglas de la competición. Déjalo desactivado para los niveles en los que la música es opcional o no aplica.

**Predeterminado.** Desactivado.

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### Fecha límite de música

**Qué hace.** Define una fecha límite separada para subir los archivos de música de las gimnastas de un nivel dado.

**Qué afecta.** Después de esta fecha, ya no se puede agregar música para completar un registro de las gimnastas de ese nivel.

**Cuándo usarlo.** Configúralo cuando quieras dar a los clubes más tiempo para subir la música después de que haya pasado la fecha límite principal de registro.

**Predeterminado.** Ninguna.

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## Configuración de registro de entrenadores

### Precio de registro de entrenador

**Qué hace.** Define la tarifa cobrada por entrenador para un nivel o categoría de entrenador dado.

**Qué afecta.** Este importe aparece en la lista de precios de la reunión y se añade al total del pago por cada entrenador de esa categoría.

**Cuándo usarlo.** Configúralo antes de abrir el registro de entrenadores. Configúralo por categoría o usa el selector de precio global de entrenadores para aplicar un solo precio a todas las categorías.

**Predeterminado.** 0.00.

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### Instrucciones de registro de entrenadores

**Qué hace.** Mensaje de texto libre que se muestra a los clubes durante el paso de registro de entrenadores.

**Qué afecta.** El mensaje aparece durante el pago al agregar entrenadores. Úsalo para requisitos de certificación, notas especiales o detalles de pago específicos para entrenadores.

**Cuándo usarlo.** Agrega esto cuando tengas instrucciones que solo sean relevantes para el registro de entrenadores y que sean distintas de las instrucciones generales de registro.

**Predeterminado.** Ninguna.

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## Configuración de listaEspera

### Habilitar listaEspera

**Qué hace.** Cuando la reunión o un nivel alcanza su capacidad, las gimnastas se colocan en una listaEspera en lugar de ser rechazadas.

**Qué afecta.** Los clubes aún pueden registrarse después de que la capacidad se haya llenado; esas gimnastas quedan en cola para un lugar. Si se libera un lugar, el organizador mueve las gimnastas de la listaEspera a aprobadas. El pago puede cobrarse al moverlas, según la configuración de la tarifa de listaEspera.

**Cuándo usarlo.** Habilítalo cuando esperes que la reunión se llene y quieras mantener en espera los registros sobrantes en lugar de rechazar a los clubes.

**Predeterminado.** Desactivado.

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### Capacidad de listaEspera

**Qué hace.** Define el número máximo de gimnastas permitidas en la listaEspera. Solo está activo cuando el selector de capacidad de listaEspera está activado.

**Qué afecta.** Una vez que la listaEspera alcanza este número, los registros posteriores se rechazan en lugar de entrar en la listaEspera.

**Cuándo usarlo.** Define un límite cuando quieras controlar cuántas gimnastas pueden quedar en cola, por ejemplo para ajustarte a una expectativa realista de exceso. Deja el selector de capacidad desactivado para una listaEspera ilimitada.

**Predeterminado.** Desactivado (listaEspera ilimitada).

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### Tarifa de listaEspera

**Qué hace.** Cobrar una tarifa extra cuando una gimnasta de listaEspera pasa a un lugar aprobado.

**Qué afecta.** La tarifa se añade al total del pago en el momento del cambio. Se cobra además del precio estándar de registro.

**Cuándo usarlo.** Úsalo para desanimar los registros especulativos en listaEspera cuando quieras que los clubes piensen bien antes de reservar un lugar.

**Predeterminado.** 0,00 (sin tarifa de listaEspera).

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## Configuración de registro tardío

### Habilitar registro tardío

**Qué hace.** Abre una segunda ventana de registro después de la fecha límite estándar, con una tarifa adicional por gimnasta o entrenador.

**Qué afecta.** Los clubes aún pueden registrarse después de la fecha límite principal hasta la fecha límite de registro tardío. La tarifa tardía se añade automáticamente a su pago.

**Cuándo usarlo.** Habilítalo cuando estés dispuesto a aceptar llegadas tardías después de que cierre tu fecha límite principal, normalmente con un incentivo económico para registrarse a tiempo.

**Predeterminado.** Desactivado.

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### Fecha límite de registro tardío

**Qué hace.** Define la fecha de fin para la ventana de registro tardío.

**Qué afecta.** Después de esta fecha, todo el registro se cierra y no se pueden agregar nuevas gimnastas ni entrenadores.

**Cuándo usarlo.** Define siempre esto cuando habilites el registro tardío para definir la ventana completa ampliada.

**Predeterminado.** Ninguna.

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### Tarifa tardía (gimnasta)

**Qué hace.** Importe extra añadido por gimnasta al registrarse después de la fecha límite estándar.

**Qué afecta.** Se añade al total del pago por cada gimnasta enviada durante la ventana de registro tardío.

**Cuándo usarlo.** Define un importe que refleje el costo adicional de procesamiento o que sirva como disuasivo para inscripciones tardías.

**Predeterminado.** 0.00.

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### Tarifa tardía (entrenador)

**Qué hace.** Importe extra añadido por entrenador al registrarse después de la fecha límite estándar.

**Qué afecta.** Se añade al total del pago por cada entrenador enviado durante la ventana de registro tardío.

**Cuándo usarlo.** Defínelo por separado si los costos de procesamiento de entrenadores y gimnastas son distintos.

**Predeterminado.** 0.00.

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## Configuración de reembolso

### Permitir reembolsos

**Qué hace.** Habilita reembolsos para esta reunión.

**Qué afecta.** Cuando está activado, puedes reembolsar a gimnastas y entrenadores pagados desde las listas de gimnastas y entrenadores.

**Cuándo usarlo.** Habilítalo si piensas ofrecer reembolsos. Déjalo desactivado para que todas las tarifas de registro no sean reembolsables.

**Predeterminado.** Desactivado.

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### Fecha límite de reembolso

**Qué hace.** Define la última fecha en la que puedes reembolsar a una gimnasta o entrenador.

**Qué afecta.** Después de esta fecha, la acción de reembolso ya no está disponible.

**Cuándo usarlo.** Define siempre esto cuando permitas reembolsos, para limitar la ventana y darte tiempo para cerrar las cuentas antes de la reunión.

**Predeterminado.** Ninguna.

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### Porcentaje de reembolso para gimnasta

**Qué hace.** Define qué parte de la tarifa de registro de gimnasta se devuelve cuando se aprueba un reembolso.

**Qué afecta.** Cuando reembolsas a una gimnasta, el club recibe de vuelta este porcentaje de la tarifa original. 100% es un reembolso total; 50% devuelve la mitad.

**Cuándo usarlo.** Ajusta esto para que coincida con tu política de cancelación. Puedes ofrecer reembolsos completos al principio y parciales más cerca de la reunión ajustando este valor con el tiempo.

**Predeterminado.** 0% (no se devuelve ninguna cantidad a menos que establezcas un valor).

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### Porcentaje de reembolso para entrenador

**Qué hace.** Igual que el porcentaje de reembolso para gimnasta, aplicado a las tarifas de registro de entrenadores.

**Qué afecta.** Cantidad devuelta por entrenador cuando reembolsas a un entrenador.

**Cuándo usarlo.** Defínelo por separado si tu política de reembolso para entrenadores es distinta de la de gimnastas.

**Predeterminado.** 0%.

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## Controles de acceso y modificación del club

Controla qué campos pueden modificar los clubes registrados para gimnastas y entrenadores aprobados, pendientes o en listaEspera de la reunión. Los controles por campo de abajo se aplican a gimnastas y entrenadores en cualquiera de esos estados de registro.

### Visibilidad del horario

**Qué hace.** Controla si los clubes registrados pueden ver el horario de la competición, incluidos los horarios de sesión, las rotaciones y las asignaciones de aparato.

**Qué afecta.** Cuando está desactivado, los clubes no pueden ver el horario en el portal de registro. El horario sigue siendo visible para los organizadores.

**Cuándo usarlo.** Desactívalo mientras aún estás creando el horario para evitar confusiones. Actívalo una vez que el horario esté finalizado y listo para compartir.

**Predeterminado.** Activado (el horario es visible para los clubes).

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### Controles de modificación de gimnasta

**Qué hace.** Un conjunto de controles por campo que determina qué campos de registro de gimnastas pueden editar los clubes registrados después de enviar un registro.

**Qué afecta.** Cada control activa o desactiva la edición por parte del club de un campo: nombre, apellido, nombre del club, nivel, fecha de nacimiento, disciplina, archivo de música y cada campo personalizado. Cuando un control está desactivado, los clubes registrados no pueden editar ese campo para sus gimnastas en esta reunión.

**Cuándo usarlo.** Activa campos específicos si los clubes necesitan hacer correcciones después de cerrar el registro, por ejemplo para corregir un error tipográfico en un nombre o reasignar el nivel de una gimnasta antes de la competición.

**Predeterminado.** Todos los campos bloqueados (desactivado) por defecto.

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### Controles de modificación de entrenadores

**Qué hace.** Igual que los controles de modificación de gimnasta, para los campos de registro de entrenadores: nombre, apellido, nombre del club y nivel.

**Qué afecta.** Controla qué campos de entrenador pueden editar los clubes registrados después del envío.

**Cuándo usarlo.** Habilítalo si los clubes necesitan corregir los registros de entrenadores después del envío.

**Predeterminado.** Todos los campos bloqueados (desactivado) por defecto.

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## Impuestos

### Impuesto sobre ventas

**Qué hace.** Habilita el cálculo automático de impuestos en los pagos de registro usando la función de impuestos automáticos de Stripe.

**Qué afecta.** Cuando está activado, Stripe calcula la tasa de impuesto aplicable según la dirección del comprador y tu configuración de Stripe Tax, y la añade al total del pago. La tasa se calcula automáticamente; no la introduces manualmente.

**Cuándo usarlo.** Habilítalo solo si estás obligado a cobrar impuesto sobre ventas en las tarifas de registro y has completado la configuración de Stripe Tax en tu panel de Stripe, incluyendo una dirección de origen y al menos un registro fiscal. La mayoría de las reuniones amateur, juveniles y sin fines de lucro no lo necesitan.

**Los pagos manuales y en efectivo nunca tienen impuestos.** El impuesto sobre ventas solo se aplica a los pagos con tarjeta de crédito, donde Stripe calcula la tasa a partir de la dirección del comprador en la página de pago. Las transferencias bancarias, el efectivo y otros pagos fuera de línea que confirmas manualmente se registran sin impuestos, incluso cuando el impuesto sobre ventas está activado. Gym Art no es el comerciante registrado para esos pagos, así que no se aplica ninguna tasa y no aparece ninguna línea de impuestos en el historial de pagos, la exportación CSV ni las estadísticas financieras para ellos. Si debes impuestos por un pago fuera de línea, gestionalo con tu propia contabilidad.

**Predeterminado.** Desactivado.

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## Niveles de entrenadores

Los niveles de entrenadores son categorías de registro que defines para una reunión, cada una con su propio nombre y precio. Un entrenador elige un nivel cuando su club lo agrega al registro. Ejemplos típicos incluyen "Entrenador principal", "Entrenador asistente" o "Voluntario". Los niveles te permiten cobrar tarifas distintas para diferentes roles o tipos de credencial.

Cuando el selector de mismo precio está activado, todos los niveles de entrenadores comparten un solo precio sin importar la categoría. Cuando está desactivado, se define un precio por categoría.

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## Relacionado

* [Gestionar la visibilidad de la reunión](/gym-art-meets-es/configuracion-de-la-reunion/manage-meet-visibility.md)
* [Configurar el registro](/gym-art-meets-es/configuracion-de-la-reunion/set-registration-settings.md)
* [Pago](/gym-art-meets-es/registro/payment.md)