Configuración de la reunión y del registro
Toda esta configuración se encuentra en Configuración de la reunión, accesible desde la barra lateral izquierda en la sección de registro. La visibilidad de la puntuación y del video está en la Visibilidad y acceso pestaña; la configuración de registro y envío está en la Registro pestaña; las tarifas y los precios están en la Precios pestaña.
Visibilidad y privacidad de la reunión
Visibilidad de la puntuación
Qué hace. Activa o desactiva el acceso público en vivo a la puntuación para toda la reunión.
Qué afecta. Cuando es público, cualquiera con el enlace de la reunión puede seguir las puntuaciones en vivo en la app Gym Art y en cualquier navegador. Cuando es privado, solo los organizadores y administradores ven los resultados.
Cuándo usarlo. Actívalo cuando comience la competición. Déjalo apagado para reuniones de entrenamiento o cuando las puntuaciones no estén listas para compartir.
Opciones.
Público
Las puntuaciones son visibles para los espectadores y cualquiera con el enlace de la reunión
Privado
Las puntuaciones están ocultas al público; solo organizadores
Predeterminado. Privado.
Contraseña de la reunión
Qué hace. Establece la contraseña que los jueces usan para iniciar sesión en Judges Companion para esta reunión. La misma contraseña también se usa para controlar el registro cuando la reunión no está configurada con acceso público.
Qué afecta. Esta contraseña genera los códigos QR de inicio de sesión de JC. Los jueces no pueden ingresar puntuaciones sin ella. Si el registro no está configurado como público, los clubes también deben ingresar esta contraseña antes de poder registrarse.
Cuándo usarlo. Establece siempre una contraseña antes de la reunión. Compártela solo con los jueces y, cuando sea necesario, con los gerentes del club que necesiten acceder al registro.
Predeterminado. Requerido al crear la reunión; sin valor preestablecido.
Grabación de video
Qué hace. Permite a los jueces capturar videos de las rutinas desde Judges Companion durante la reunión.
Qué afecta. Cuando está activado, JC muestra los controles de grabación de video durante la entrada de puntuación. Los videos se almacenan y se vinculan a los resultados de cada gimnasta. Activarlo requiere aceptar el acuerdo de consentimiento para la grabación de video.
Cuándo usarlo. Actívalo si planeas grabar rutinas para revisión de video o archivo. Déjalo apagado si la captura de video no forma parte de tu flujo de trabajo.
Predeterminado. Desactivado.
Fecha de caducidad del video
Qué hace. Establece la fecha en que los archivos de video de las rutinas se eliminan automáticamente.
Qué afecta. Todos los videos grabados de las rutinas para esta reunión se eliminan de forma permanente después de esta fecha. Esto se aplica a los videos almacenados sin importar a qué gimnasta o nivel pertenezcan.
Cuándo usarlo. Ajusta esto si tu federación o tu política de protección de datos requiere un periodo de conservación más corto. Amplíalo si necesitas que los videos estén disponibles por más tiempo que el valor predeterminado.
Predeterminado. 1 año desde la creación de la reunión.
Fecha de caducidad de la puntuación
Qué hace. Establece la fecha en que los datos de registro y puntuación de esta reunión se eliminan automáticamente.
Qué afecta. Los registros de gimnastas, las entradas de la listaEspera, las solicitudes rechazadas, las bajas y todas las puntuaciones se eliminan de forma permanente después de esta fecha.
Cuándo usarlo. Ajusta esto si tu política de retención de datos difiere del valor predeterminado.
Predeterminado. 3 años desde la creación de la reunión.
Fecha de caducidad del documento médico
Qué hace. Establece la fecha en que cualquier documento médico cargado para esta reunión se elimina automáticamente.
Qué afecta. Los archivos médicos adjuntos a los registros de gimnastas se eliminan de forma permanente después de esta fecha.
Cuándo usarlo. Los datos médicos suelen tener un requisito de conservación más corto. Ajusta esto para que coincida con las reglas de tu federación.
Predeterminado. 6 meses desde la creación de la reunión.
Configuración general de registro
Abrir registro
Qué hace. Controla si los clubes pueden enviar registros de gimnastas para esta reunión.
Qué afecta. Cuando está desactivado, los clubes no pueden iniciar ni completar un registro de gimnasta. Activarlo abre el portal de registro.
Cuándo usarlo. Actívalo cuando estés listo para aceptar inscripciones. Desactívalo después de la fecha límite o cuando quieras pausar temporalmente los registros.
Predeterminado. Desactivado.
Abrir registro de entrenador
Qué hace. Controla si los clubes pueden agregar entrenadores a su registro, independientemente del registro de gimnasta.
Qué afecta. Cuando está desactivado, el paso de registro de entrenador se oculta durante el pago. Puedes abrir el registro de entrenador sin abrir el registro de gimnasta, o viceversa.
Cuándo usarlo. Ábrelo cuando estés listo para recopilar inscripciones de entrenadores. Puede que quieras abrir el registro de entrenador más tarde que el registro de gimnasta si las listas de entrenadores se finalizan por separado.
Predeterminado. Desactivado.
Fecha límite de registro
Qué hace. Establece la fecha y hora en que el registro estándar se cierra automáticamente.
Qué afecta. Después de esta fecha límite, los clubes no pueden enviar nuevos registros a menos que el registro tardío esté activado. La fecha límite se muestra a los clubes en la página de detalles de la reunión.
Cuándo usarlo. Establece siempre una fecha límite. Si también activas el registro tardío, esta se convierte en el límite entre la ventana estándar y la tardía.
Predeterminado. Ninguno (el registro permanece abierto hasta que lo cierres manualmente o establezcas esta fecha).
Acceso público
Qué hace. Controla si cualquier club puede registrarse para esta reunión, o solo los clubes que conocen la contraseña de la reunión.
Qué afecta. Cuando está desactivado, los clubes deben ingresar la contraseña de la reunión antes de poder ver el portal de registro. Cuando está activado, cualquier club puede encontrarlo y registrarse sin una contraseña.
Cuándo usarlo. Déjalo apagado para reuniones solo por invitación o cerradas. Actívalo cuando quieras que la reunión esté abierta a cualquier club.
Predeterminado. Desactivado (se requiere contraseña para acceder al registro).
Aceptar registros automáticamente
Qué hace. Cuando está activado, los registros de gimnastas se aprueban y cobran inmediatamente al enviarlos, sin un paso de revisión del organizador.
Qué afecta. Los registros omiten la cola de pendientes y pasan directamente a aprobados. El pago se captura en el momento del pago. No verás una lista de pendientes para revisar.
Cuándo usarlo. Úsalo para reuniones de alto volumen en las que confías en todos los clubes que se registran y no quieres aprobar manualmente cada entrada. Si necesitas revisar los registros antes de confirmarlos, déjalo apagado.
Predeterminado. Desactivado.
Moneda
Qué hace. Establece la moneda usada para todas las tarifas de registro de esta reunión.
Qué afecta. Todos los precios, totales del pago, cargos de Stripe y montos mostrados usan esta moneda.
Cuándo usarlo. Cámbialo cuando tu reunión se realice en un país que use una moneda distinta a la predeterminada. Establécelo al crear la reunión; no se recomienda cambiarlo después de que el registro haya comenzado.
Opciones. USD, EUR, GBP, JPY, INR, RUB, MXN, BRL, ARS, CNY, CAD.
Predeterminado. CAD.
Instrucciones de registro
Qué hace. Mensaje de texto libre que se muestra a los clubes durante el pago, antes de enviar su registro.
Qué afecta. El mensaje aparece como un aviso en la pantalla de pago. Úsalo para notas de pago, requisitos especiales o recordatorios.
Cuándo usarlo. Para agregar instrucciones cuando los clubes necesiten saber algo antes de completar su registro, como detalles de pago fuera de línea o requisitos de envío de documentos.
Predeterminado. Ninguno.
Fecha de referencia de edad
Qué hace. Establece la fecha usada para calcular las edades de las gimnastas para las comprobaciones de elegibilidad.
Qué afecta. El sistema compara la fecha de nacimiento de cada gimnasta con esta fecha para determinar si cumple los requisitos de edad para su nivel. Cuando no se define, se usa la fecha de inicio de la reunión.
Cuándo usarlo. Establécelo cuando tu federación especifique una fecha de corte fija de elegibilidad que sea distinta de la fecha de inicio de la reunión, por ejemplo, el 1 de enero del año de la competición.
Predeterminado. Fecha de inicio de la reunión (no se ha definido una fecha de referencia de edad aparte).
Mismo precio para todos los niveles de gimnasta
Qué hace. Cuando está activado, todos los niveles de gimnasta comparten un solo precio en lugar de tener tarifas por nivel.
Qué afecta. Un solo campo de precio reemplaza las configuraciones de precio individuales por nivel. Todas las gimnastas pagan la misma cantidad sin importar en qué nivel compitan.
Cuándo usarlo. Úsalo para reuniones en las que el precio no varía según el nivel. Desactívalo si necesitas tarifas diferentes para distintos niveles.
Predeterminado. Desactivado (precio por nivel).
Mismo precio para todos los niveles de entrenador
Qué hace. Igual que lo anterior, pero para los niveles de registro de entrenador.
Qué afecta. Todos los niveles de entrenador comparten un solo precio.
Cuándo usarlo. Úsalo cuando las tarifas de entrenador no varían según el nivel o el tipo de credencial.
Predeterminado. Desactivado (precio de entrenador por nivel).
Campos personalizados (gimnastas)
Qué hace. Te permite agregar campos de datos adicionales que los clubes deben completar para cada gimnasta durante el registro.
Qué afecta. Cada campo que agregas aparece en el formulario de registro de gimnasta. Los campos marcados como obligatorios bloquean el pago si se dejan vacíos. Los datos recopilados son visibles en la lista de gimnastas y se pueden exportar.
Cuándo usarlo. Úsalo para recopilar información específica de la reunión que no forma parte del formulario de registro estándar, como la talla de camiseta, un contacto de emergencia o un número de membresía de la federación.
Predeterminado. Ninguno.
Campos personalizados (entrenadores)
Qué hace. Igual que los campos personalizados para gimnastas, pero aplicados a los registros de entrenadores.
Qué afecta. Cada campo aparece en el formulario de registro de entrenador.
Cuándo usarlo. Úsalo cuando necesites datos específicos de la reunión de los entrenadores además de los campos estándar de registro.
Predeterminado. Ninguno.
Configuración de registro de gimnasta
Precio de registro de gimnasta
Qué hace. Establece la tarifa cobrada por gimnasta para un nivel dado.
Qué afecta. Esta cantidad aparece en la lista de precios de la reunión y se agrega al total del pago por cada gimnasta de ese nivel. Cuando el interruptor de mismo precio está activado, se aplica un precio global a todos los niveles.
Cuándo usarlo. Establécelo antes de abrir el registro. Puedes configurar un precio diferente por nivel o un precio global.
Predeterminado. 0.00.
Máximo global de gimnastas
Qué hace. Establece un límite máximo estricto para el número total de gimnastas que pueden registrarse en todos los niveles combinados.
Qué afecta. Una vez que el total de gimnastas aprobadas alcance este número, los nuevos registros se bloquean sin importar la capacidad individual por nivel. Activa primero el interruptor y luego establece el número.
Cuándo usarlo. Úsalo cuando tu recinto o la logística tengan una capacidad total fija. Si solo necesitas límites por nivel, usa el máximo por nivel y deja esto apagado.
Predeterminado. Desactivado (sin límite global).
Tarifa de formación
Qué hace. Para agregar una tarifa fija por grupo de formación, además del precio de registro por miembro, para disciplinas que usan inscripciones por formación, como acrobática, aeróbica o gimnasia de grupo.
Qué afecta. A los grupos de formación se les cobra el precio por miembro para cada miembro más esta tarifa fija de inscripción por formación en el pago.
Cuándo usarlo. Establécelo cuando quieras cobrar una tarifa de inscripción separada por formación, además de las tarifas individuales por miembro. Déjalo sin establecer si solo quieres precio por miembro.
Predeterminado. Ninguno (sin tarifa de formación).
Requerir música
Qué hace. Hace obligatorio que cada gimnasta tenga asignado un archivo de música antes de que se pueda enviar su registro.
Qué afecta. El pago se bloquea para cualquier gimnasta que no tenga música asignada. Esto se configura por nivel.
Cuándo usarlo. Actívalo para los niveles en los que la música de piso es requerida por las reglas de la competición. Déjalo apagado para los niveles en los que la música es opcional o no aplica.
Predeterminado. Desactivado.
Fecha límite de música
Qué hace. Establece una fecha límite aparte para subir los archivos de música de las gimnastas de un nivel dado.
Qué afecta. Después de esta fecha, ya no se puede agregar música para completar un registro de gimnastas de ese nivel.
Cuándo usarlo. Establécelo cuando quieras darles a los clubes tiempo extra para subir la música después de que haya pasado la fecha límite principal de registro.
Predeterminado. Ninguno.
Configuración de registro de entrenador
Precio de registro de entrenador
Qué hace. Establece la tarifa cobrada por entrenador para un nivel o categoría de entrenador dado.
Qué afecta. Esta cantidad aparece en la lista de precios de la reunión y se agrega al total del pago por cada entrenador de esa categoría.
Cuándo usarlo. Establécelo antes de abrir el registro de entrenador. Configúralo por categoría o usa el interruptor global de precio de entrenador para aplicar un solo precio a todas las categorías.
Predeterminado. 0.00.
Instrucciones de registro de entrenador
Qué hace. Mensaje de texto libre que se muestra a los clubes durante el paso de registro de entrenador.
Qué afecta. El mensaje aparece durante el pago al agregar entrenadores. Úsalo para requisitos de certificación, notas especiales o detalles de pago específicos para entrenadores.
Cuándo usarlo. Para agregar esto cuando tengas instrucciones relevantes solo para el registro de entrenadores que sean distintas de las instrucciones generales de registro.
Predeterminado. Ninguno.
Configuración de listaEspera
Activar listaEspera
Qué hace. Cuando la reunión o un nivel alcanza su capacidad, las gimnastas se colocan en una listaEspera en lugar de ser rechazadas.
Qué afecta. Los clubes aún pueden registrarse después de que la capacidad esté llena; esas gimnastas quedan en cola para un lugar. Si se abre un lugar, el organizador promueve a las gimnastas de la listaEspera a aprobadas. El pago puede cobrarse al hacer la promoción, según la configuración de la tarifa de listaEspera.
Cuándo usarlo. Actívalo cuando esperes que la reunión se agote y quieras mantener en espera los registros excedentes en lugar de rechazar a los clubes.
Predeterminado. Desactivado.
Capacidad de listaEspera
Qué hace. Establece el número máximo de gimnastas permitidas en la listaEspera. Solo está activo cuando el interruptor de capacidad de listaEspera está activado.
Qué afecta. Una vez que la listaEspera alcanza este número, los registros posteriores se rechazan en lugar de ir a la listaEspera.
Cuándo usarlo. Establece un límite cuando quieras limitar cuántas gimnastas pueden hacer cola, por ejemplo, para ajustarte a una expectativa realista de exceso. Deja desactivado el interruptor de capacidad para una listaEspera ilimitada.
Predeterminado. Desactivado (listaEspera ilimitada).
Tarifa de listaEspera
Qué hace. Cobra una tarifa extra cuando una gimnasta de la listaEspera es promovida a un lugar aprobado.
Qué afecta. La tarifa se agrega al total del pago en el momento de la promoción. Se cobra además del precio de registro estándar.
Cuándo usarlo. Úsalo para desalentar registros especulativos en la listaEspera cuando quieras que los clubes sean cuidadosos al reservar un lugar.
Predeterminado. 0.00 (sin tarifa de listaEspera).
Configuración de registro tardío
Activar registro tardío
Qué hace. Abre una segunda ventana de registro después de la fecha límite estándar, con una tarifa adicional por gimnasta o entrenador.
Qué afecta. Los clubes aún pueden registrarse después de la fecha límite principal hasta la fecha límite de registro tardío. La tarifa tardía se agrega automáticamente a su pago.
Cuándo usarlo. Actívalo cuando estés dispuesto a aceptar rezagados después de que cierre tu fecha límite principal, por lo general con un incentivo financiero para registrarse a tiempo.
Predeterminado. Desactivado.
Fecha límite de registro tardío
Qué hace. Establece la fecha de fin de la ventana de registro tardío.
Qué afecta. Después de esta fecha, todo el registro se cierra y no se pueden agregar nuevas gimnastas ni entrenadores.
Cuándo usarlo. Establécelo siempre cuando actives el registro tardío para definir la ventana extendida completa.
Predeterminado. Ninguno.
Tarifa tardía (gimnasta)
Qué hace. Cantidad extra agregada por gimnasta al registrarse después de la fecha límite estándar.
Qué afecta. Se agrega al total del pago por cada gimnasta enviada durante la ventana de registro tardío.
Cuándo usarlo. Establece una cantidad que refleje el costo adicional de procesamiento o que sirva como desincentivo para las inscripciones tardías.
Predeterminado. 0.00.
Tarifa tardía (entrenador)
Qué hace. Cantidad extra agregada por entrenador al registrarse después de la fecha límite estándar.
Qué afecta. Se agrega al total del pago por cada entrenador enviado durante la ventana de registro tardío.
Cuándo usarlo. Establécelo por separado de la tarifa tardía de gimnasta si los costos de procesamiento de entrenador y gimnasta son diferentes.
Predeterminado. 0.00.
Configuración de reembolsos
Permitir reembolsos
Qué hace. Habilita el flujo de solicitud de reembolso para esta reunión.
Qué afecta. Cuando está activado, los clubes pueden enviar solicitudes de reembolso para gimnastas o entrenadores a través del portal de registro. Las solicitudes aparecen en tu panel del organizador para revisión.
Cuándo usarlo. Actívalo si piensas ofrecer algún reembolso. Déjalo apagado para que todas las tarifas de registro no sean reembolsables.
Predeterminado. Desactivado.
Fecha límite de reembolso
Qué hace. Establece la última fecha en la que los clubes pueden enviar una solicitud de reembolso.
Qué afecta. Después de esta fecha, la opción de solicitud de reembolso ya no está disponible para los clubes.
Cuándo usarlo. Establécelo siempre cuando permitas reembolsos, para limitar la ventana y darte tiempo de cerrar las finanzas antes de la reunión.
Predeterminado. Ninguno.
Porcentaje de reembolso de gimnasta
Qué hace. Establece qué fracción de la tarifa de registro de gimnasta se devuelve cuando se aprueba un reembolso.
Qué afecta. Cuando un organizador aprueba una solicitud de reembolso de gimnasta, el club recibe de vuelta este porcentaje de la tarifa original. 100% es un reembolso completo; 50% devuelve la mitad.
Cuándo usarlo. Ajusta esto para que coincida con tu política de cancelación. Puedes ofrecer reembolsos completos al principio y reembolsos parciales más cerca de la reunión ajustando este valor con el tiempo.
Predeterminado. 0% (no se devuelve ninguna cantidad a menos que establezcas un valor).
Porcentaje de reembolso de entrenador
Qué hace. Igual que el porcentaje de reembolso de gimnasta, aplicado a las tarifas de registro de entrenador.
Qué afecta. Cantidad devuelta por entrenador cuando se aprueba una solicitud de reembolso de entrenador.
Cuándo usarlo. Establécelo por separado si tu política de reembolso de entrenador difiere de tu política de gimnasta.
Predeterminado. 0%.
Controles de acceso y modificación del club
Controla qué campos pueden modificar los clubes registrados para las gimnastas y entrenadores de la reunión aprobados, pendientes o en listaEspera. Los interruptores por campo de abajo se aplican a gimnastas y entrenadores en cualquiera de esos estados de registro.
Visibilidad del horario
Qué hace. Controla si los clubes registrados pueden ver el horario de la competición, incluidas las horas de sesión, las rotaciones y las asignaciones de aparato.
Qué afecta. Cuando está desactivado, los clubes no pueden ver el horario en el portal de registro. El horario sigue siendo visible para los organizadores.
Cuándo usarlo. Desactívalo mientras todavía estés armando el horario para evitar confusiones. Actívalo una vez que el horario esté finalizado y listo para compartir.
Predeterminado. Activado (el horario es visible para los clubes).
Controles de modificación de gimnasta
Qué hace. Un conjunto de interruptores por campo que controlan qué campos de registro de gimnasta pueden editar los clubes registrados después de haber enviado un registro.
Qué afecta. Cada interruptor activa o desactiva la edición por parte del club para un campo: nombre, apellido, nombre del club, nivel, fecha de nacimiento, disciplina, archivo de música y cada campo personalizado. Cuando un interruptor está desactivado, los clubes registrados no pueden editar ese campo para sus gimnastas en esta reunión.
Cuándo usarlo. Activa campos específicos si los clubes necesitan hacer correcciones después de que cierre el registro, por ejemplo, para corregir un error tipográfico en un nombre o reasignar el nivel de una gimnasta antes de la competición.
Predeterminado. Todos los campos bloqueados (desactivados) por defecto.
Controles de modificación de entrenador
Qué hace. Igual que los controles de modificación de gimnasta, pero para los campos de registro de entrenador: nombre, apellido, nombre del club y nivel.
Qué afecta. Controla qué campos de entrenador pueden editar los clubes registrados después del envío.
Cuándo usarlo. Actívalo si los clubes necesitan corregir los registros de entrenador después del envío.
Predeterminado. Todos los campos bloqueados (desactivados) por defecto.
Impuesto
Impuesto sobre ventas
Qué hace. Habilita el cálculo automático de impuestos en los pagos de registro usando la función de impuesto automático de Stripe.
Qué afecta. Cuando está activado, Stripe calcula la tasa de impuesto aplicable según la dirección del comprador y tu configuración de Stripe Tax, y la agrega al total del pago. La tasa se calcula automáticamente; no introduces una tasa manualmente.
Cuándo usarlo. Actívalo solo si estás obligado a cobrar impuesto sobre ventas en las tarifas de registro y has completado la configuración de Stripe Tax en tu panel de Stripe, incluida una dirección de origen y al menos un registro fiscal. La mayoría de las reuniones amateur, juveniles y sin fines de lucro no necesitan esto.
Los pagos manuales y en efectivo nunca se gravan. El impuesto sobre ventas se aplica solo a los pagos con tarjeta de crédito, donde Stripe calcula la tasa a partir de la dirección del comprador en la página de pago. Las transferencias bancarias, el efectivo y otros pagos fuera de línea que confirmas manualmente se registran sin impuestos, incluso cuando el impuesto sobre ventas está activado. Gym Art no es el comerciante registrado de esos pagos, así que no se aplica ninguna tasa y no aparece ninguna línea de impuestos en el historial de pagos, la exportación CSV ni las estadísticas financieras. Si debes impuestos por un pago fuera de línea, manéjalo con tu propia contabilidad.
Predeterminado. Desactivado.
Niveles de entrenador
Los niveles de entrenador son categorías de registro que defines para una reunión, cada una con su propio nombre y precio. Un entrenador selecciona un nivel cuando su club decide agregarlo al registro. Ejemplos típicos incluyen "Entrenador principal", "Entrenador asistente" o "Voluntario". Los niveles te permiten cobrar tarifas diferentes para distintos roles o tipos de credencial.
Cuando el interruptor de mismo precio está activado, todos los niveles de entrenador comparten un solo precio sin importar la categoría. Cuando está desactivado, estableces un precio por categoría.
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