⏰Frais de retard, remboursements et liste d'attente
Apprenez à configurer des scénarios d'inscription avancés, y compris les listes d'attente, les frais de retard et les politiques de remboursement.
Aperçu
Cette section couvre des scénarios d'inscription avancés qui traitent des situations dépassant les dates limites d'inscription standard. Ces paramètres vous permettent de gérer des événements sursouscrits, d'étendre les fenêtres d'inscription et de proposer des options de remboursement pour les participants.
Tous les paramètres d'inscription avancés fonctionnent ensemble pour offrir une gestion flexible des inscriptions pour divers scénarios d'événement, de la gestion de la capacité aux extensions de délais et aux politiques financières.
Gestion de la liste d'attente
🔄 Activer la liste d'attente
Permettre l'inscription des gymnastes au-delà des limites de capacité lorsque votre événement est complet.
Paramètres :
Activé: Les clubs peuvent soumettre des gymnastes sur la liste d'attente lorsque l'événement atteint sa capacité
Désactivé: Les inscriptions se ferment complètement lorsque la capacité est atteinte
Déclencheurs de capacité : Il existe deux scénarios qui déclenchent la disponibilité de la liste d'attente :
Capacité globale de l'événement: Lorsque le nombre total de gymnastes dans l'événement atteint la limite maximale de gymnastes
Capacité par niveau: Lorsqu'un niveau de compétition spécifique atteint sa capacité maximale
Processus de soumission : Lorsque l'une ou l'autre contrainte de capacité est atteinte, les clubs peuvent toujours soumettre leurs gymnastes, mais ils seront ajoutés à la liste d'attente au lieu d'être ajoutés directement à l'événement.
Exigences pour la soumission en liste d'attente :
Les clubs doivent soumettre les informations de paiement
Les gymnastes doivent satisfaire aux exigences de validation de l'événement
L'inscription est soumise à la liste d'attente en attente de l'acceptation de l'organisateur
Statut jusqu'à l'acceptation :
Les gymnastes en liste d'attente ne sont PAS facturés
Les gymnastes en liste d'attente ne sont PAS officiellement ajoutés à l'événement
Les gymnastes en liste d'attente restent en attente jusqu'à ce qu'ils soient manuellement acceptés par l'organisateur
Impact : Fournit des options de secours pour les événements sursouscrits, permettant aux clubs de sécuriser des positions sur la liste d'attente même lorsque l'événement est complet.
Les gymnastes sur liste d'attente ne peuvent pas être modifiés par les clubs une fois soumis. Seuls les gymnastes qui n'ont jamais été soumis ou qui ont été explicitement rejetés peuvent être modifiés par les clubs.
Capacité de la liste d'attente
Nombre maximum de gymnastes pouvant être sur la liste d'attente à tout moment.
Paramètres :
Définit le nombre total de positions disponibles sur la liste d'attente
Lorsque la capacité de la liste d'attente est atteinte, aucun gymnaste supplémentaire ne peut être soumis à aucune liste d'attente
Impact :
Contrôle combien de clubs peuvent attendre des ouvertures sur tous les niveaux
Lorsqu'il est atteint, toutes les soumissions d'inscription supplémentaires sont bloquées
Fonctionne en conjonction avec la capacité globale de l'événement et les capacités par niveau
Validation : Doit être un nombre positif lorsque la liste d'attente est activée.
Frais de liste d'attente
Frais supplémentaires optionnels facturés aux gymnastes acceptés depuis la liste d'attente.
Application :
Appliqué uniquement aux gymnastes qui sont acceptés depuis la liste d'attente
Peut être annulé ou appliqué à la discrétion de l'organisateur lors de l'acceptation
L'organisateur a accepté de payer ce frais indépendamment de la décision finale
Exemple :
Frais d'inscription de base : 100 $
Frais de liste d'attente : 20 $
Total facturé lors de l'acceptation : 120 $ (si les frais de liste d'attente sont appliqués)
Impact :
Fournit des revenus supplémentaires pour l'administration de la liste d'attente
Compense l'incertitude des positions sur la liste d'attente
Appliqué en plus des frais d'inscription de base lorsque les gymnastes sont déplacés de la liste d'attente à l'événement actif
Contrôle de l'organisateur : Lors de l'acceptation des gymnastes depuis la liste d'attente, vous pouvez choisir d'appliquer ou non les frais de liste d'attente, mais vous vous êtes engagé à les payer dans le cadre de l'accord de liste d'attente.
Voir les gymnastes en liste d'attente
Les gymnastes en liste d'attente peuvent être consultés et gérés dans l'onglet Onglet Gymnastes du menu latéral du tableau de bord de l'événement, sous la Liste d'attente section.
Notes importantes sur la liste d'attente
Liste d'attente non ordonnée :
La liste d'attente n'est pas ordonnée chronologiquement ni selon d'autres critères. En tant qu'organisateur, vous pouvez accepter n'importe quel gymnaste de la liste d'attente dans l'événement, quel que soit le moment où il a été ajouté à la liste. Cela vous donne une flexibilité complète dans la gestion des acceptations depuis la liste d'attente.
Rejet depuis la liste d'attente :
Les gymnastes de la liste d'attente peuvent être rejetés plutôt qu'acceptés. Lorsqu'ils sont rejetés, ils seront retirés de la liste d'attente et déplacés vers une liste de rejetés. Cela vous permet de gérer efficacement les places de la liste d'attente en retirant les gymnastes qui ne sont plus des candidats viables.
Restrictions de modification :
Une fois que des gymnastes ont été ajoutés à la liste d'attente, le club qui les a soumis ne peut plus modifier leurs informations. Cette restriction s'applique également à :
Les gymnastes qui ont été acceptés dans l'événement
Les gymnastes en statut d'inscription en attente
Les clubs ne peuvent modifier les informations des gymnastes que pour les gymnastes qui :
N'ont pas été soumis pour inscription sous quelque forme que ce soit, OU
Ont été explicitement rejetés de l'événement
Cela garantit l'intégrité des données et évite les conflits pendant le processus d'inscription et d'acceptation.
Inscription tardive
⏰ Autoriser l'inscription tardive
Activer l'inscription après la date limite régulière avec des frais de pénalité.
Paramètres :
Activé: Des frais de retard s'appliquent entre les dates limites régulières et tardives
Désactivé: Les inscriptions se ferment à la date limite régulière
Impact : Étend la fenêtre d'inscription tout en appliquant des pénalités financières pour les inscrits en retard.
📅 Date limite d'inscription tardive
Date finale pour toute inscription (régulière ou tardive).
Impact :
Date limite absolue pour tous les types d'inscription
Des frais de retard sont appliqués à toutes les inscriptions soumises entre la date limite d'inscription régulière et cette date limite d'inscription tardive
Des frais supplémentaires sont ajoutés au prix final de l'inscription
Exemple :
Frais d'inscription de base pour le gymnaste : 100 $
Frais de retard pour le gymnaste : 25 $
Coût total du gymnaste pendant l'inscription tardive : $125
Frais d'inscription de base pour l'entraîneur : 30 $
Frais de retard pour l'entraîneur : 10 $
Coût total de l'entraîneur pendant l'inscription tardive : $40
Validation : Doit être après la date limite d'inscription régulière mais avant la date de début de l'événement.
Fermeture automatique des inscriptions : Les inscriptions sont automatiquement fermées pour tous les clubs après la date de début de l'événement. Aucun club ne peut soumettre de gymnastes après cette date. Cependant, en tant qu'organisateur, vous pouvez importer manuellement des gymnastes sous le Onglet Gymnastes si quelqu'un manque au registre.
💰 Frais de retard pour le gymnaste
Frais supplémentaires pour les inscriptions de gymnastes soumises après la date limite régulière.
Impact :
Tarification pénale pour les inscriptions après la date limite régulière
Calculé comme prix de base + frais de retard
Validation : Doit être un nombre positif lorsque l'inscription tardive est activée.
👥 Frais de retard pour l'entraîneur
Frais supplémentaires pour les inscriptions des entraîneurs soumises après la date limite régulière.
Impact :
Tarification pénale pour les inscriptions des entraîneurs après la date limite régulière
Calculé comme prix de base de l'entraîneur + frais de retard
Validation : Doit être un nombre positif lorsque l'inscription tardive est activée.
Politiques de remboursement
Comment fonctionnent les remboursements
GymArt dispose d'une politique de remboursement complète qui assure un traitement équitable des annulations d'inscription tout en maintenant l'intégrité de la plateforme.
Calendrier des remboursements :
La date limite de remboursement doit être définie avant la date de début de l'événement
Après le début de l'événement, aucun remboursement automatisé ne peut être traité
Les remboursements après le début de l'événement doivent être traités manuellement par l'organisateur
Processus de remboursement pour les clubs :
Les clubs accèdent à leur tableau de bord d'inscription pour voir les gymnastes acceptés
Bien que les gymnastes ne puissent pas être modifiés une fois acceptés, les clubs peuvent les sélectionner et demander un remboursement
La demande de remboursement est envoyée à l'organisateur de l'événement pour approbation
Processus d'examen de l'organisateur :
Les organisateurs reçoivent les demandes de remboursement et peuvent les accepter ou les refuser
Si accepté, le gymnaste reçoit un remboursement du pourcentage spécifié de ses frais d'inscription d'origine
Le montant remboursé exclut les frais de plateforme et de traitement
Politique de remboursement des frais de la plateforme :
Frais de plateforme GymArt : Nous remboursons jusqu'à $3 des frais de plateforme facturés à chaque gymnaste
Si les frais de plateforme étaient de 6 $, seuls 3 $ sont remboursés
Cela garantit la durabilité de la plateforme tout en fournissant des remboursements équitables
Frais de traitement Stripe : Ceux-ci ne sont pas remboursables car ils sont facturés par le processeur de paiement
Gestion des méthodes de paiement :
Paiements par carte :
Les remboursements sont traités via votre compte Stripe
Le pourcentage total du remboursement est automatiquement calculé et traité
Les remboursements apparaissent dans votre tableau de bord et votre solde Stripe
Paiements en espèces/chéque :
Les remboursements sont de la responsabilité de l'organisateur et doivent être traités manuellement
Assurez-vous de conserver des registres appropriés et de livrer les remboursements aux clubs
Les remboursements doivent être gérés avec soin pour maintenir la confiance des clubs participants tout en assurant la stabilité financière de l'événement.
💸 Autoriser les remboursements
Activer le traitement des remboursements pour les inscriptions dans la fenêtre de remboursement.
Paramètres :
Activé: Les clubs peuvent demander des remboursements dans la limite de la date limite de remboursement
Désactivé: Aucun remboursement n'est traité
Impact : Offre de la flexibilité pour les changements et annulations de participants.
📅 Date limite de remboursement
Date finale pour les demandes de remboursement.
Impact :
Dernier jour où les clubs peuvent demander des remboursements d'inscription
Doit être avant la date de début de l'événement
Validation : Doit être avant la date de début de l'événement.
💰 Frais de remboursement pour le gymnaste
Pourcentage des frais d'inscription d'origine retourné au participant lors du traitement des remboursements.
Impact :
Détermine quel pourcentage des frais d'origine le participant reçoit en retour
Exemple : des frais de remboursement de 20 % signifient que le participant reçoit 20 % de ce qu'il a initialement payé
Le montant restant couvre les coûts de l'organisateur et les frais de la plateforme
Calcul du remboursement :
Frais de remboursement de 100 % : Le participant reçoit le paiement original complet moins les frais de traitement Stripe et tous les frais de plateforme au-delà de la limite de remboursement de 3 $ de GymArt
Remboursement partiel (par ex., 20 %) : Le participant reçoit seulement 20 % du paiement original
Validation : Doit être compris entre 0 et 100 % lorsque les remboursements sont activés.
👥 Frais de remboursement pour l'entraîneur
Pourcentage des frais d'inscription d'origine retourné au participant lors du traitement des remboursements pour entraîneurs.
Impact :
Détermine quel pourcentage des frais d'entraîneur d'origine le participant reçoit en retour
Exemple : des frais de remboursement de 15 % signifient que l'entraîneur reçoit 15 % de ce qu'il a initialement payé
Le montant restant couvre les coûts de l'organisateur et les frais de la plateforme
Calcul du remboursement :
Frais de remboursement de 100 % : Le participant reçoit le paiement original complet moins les frais de traitement Stripe et tous les frais de plateforme au-delà de la limite de remboursement de 3 $ de GymArt
Remboursement partiel (par ex., 15 %) : Le participant reçoit seulement 15 % du paiement original
Validation : Doit être compris entre 0 et 100 % lorsque les remboursements sont activés.
Mis à jour