Importer depuis KSIS

Vous avez exécuté l’inscription (ou tout l’événement) dans KSIS et vous voulez importer ces données dans Gym Art Meets. L’importateur KSIS accepte les fichiers que vous avez déjà exportés et crée votre événement, votre liste de gymnastes, et éventuellement vos sessions en une seule fois.

Il existe deux chemins, et la différence compte :

• Fichier d’entrées KSIS (.csv ou .xlsx). Utilisez cela lorsque vous avez terminé l’inscription dans KSIS, mais que vous voulez faire la planification et le pointage dans Gym Art Meets.

• Fichier de pointage KSIS (.sql). Utilisez cela lorsque vous avez déjà créé les sessions et les rotations dans KSIS et que vous voulez seulement que Gym Art Meets gère le pointage.

Les deux se trouvent dans la nouvelle boîte de dialogue de création d’événement. Vous choisissez celui que vous avez, vous déposez le fichier, vous confirmez les détails de l’événement, puis vous lancez l’import.

Prérequis

• Un club dans Gym Art Meets. Si vous n’en avez pas encore, créez-en un d’abord.

• Un fichier d’export KSIS de votre événement actuel. Les exports d’entrées sont .csv ou .xlsx. Les sauvegardes complètes de pointage sont .sql.

Choisissez votre type d’import

1. Depuis le tableau de bord de votre club, cliquez sur Nouvel événement.

2. L’écran « Comment voulez-vous créer votre événement ? » apparaît avec quatre options.

3. Choisissez-en une :

   • KSIS - Fichier d’entrées si vous avez un .csv ou .xlsx export.

   • KSIS - Fichier de pointage si vous avez un .sql sauvegarde.

Le reste du parcours est le même pour les deux. La différence est ce qui arrive dans votre événement à la fin (voir Ce que vous obtenez ci-dessous).

Étapes

Étape 1 : Sélectionnez le fichier

Cliquez pour le choisir sur votre ordinateur. Les fichiers d’entrées acceptent .csv et .xlsx. Les fichiers de pointage acceptent .sql.

Gym Art Meets lit le fichier et vous montre une carte d’aperçu avec le nom du fichier.

Étape 2 : Vérifiez les détails de l’événement

Sous la carte du fichier, vous verrez le formulaire des détails de l’événement :

• Nom de l’événement. Pour les fichiers .sql le nom est repris des métadonnées KSIS. Pour .csv / .xlsx, saisissez-le.

• Dates. Même règle : .sql les remplit à partir des métadonnées, .csv / .xlsx vous les demande. La date de début sert aussi de date de référence pour calculer les plages de dates de naissance des groupes d’âge, donc elle doit être proche de la vraie date de l’événement.

• Type de sport. WAG, MAG ou WAG+. Pour les fichiers .sql ceci est détecté automatiquement à partir du code sport KSIS (ARTW, ARTM, ARTW+). Pour .csv / .xlsx, choisissez-le dans la liste déroulante.

Modifiez tout ce qui ne semble pas correct. Vous pourrez encore changer tout cela après l’import.

Étape 3 : Démarrez l’import

Cliquez sur Créer l’événement et importer. Gym Art Meets crée d’abord l’événement, puis lance l’import par phases. Vous verrez une barre de progression avec une description de ce qui se passe (analyse, création des niveaux, création des gymnastes, etc.).

Quand c’est terminé, vous obtenez une carte de résultat avec des compteurs : niveaux créés, gymnastes importés, entraîneurs, compétitions, sessions si besoin. La boîte de dialogue se ferme et vous emmène vers votre nouvel événement.

Ce que vous obtenez

Voici la liste complète de ce qui arrive dans votre événement pour chaque chemin.

Entité dans Gym Art Meets	KSIS .sql	KSIS .csv / .xlsx
Événement (nom, dates, sport)	Automatique depuis le fichier	Vous saisissez
Niveaux	Oui	Oui
Groupes d’âge (avec plages de dates de naissance)	Oui	Oui
Subdivisions (groupes A, B, C)	Oui	Oui
Gymnastes (avec date de naissance, club, e-mail)	Oui	Oui
Entraîneurs	Oui	Oui
Sessions	Oui	Non
Rotations	Oui	Non
Compétitions (Niveau + Âge + Subdivision)	Oui	Oui
Scores	Non	Non
Juges / panels	Non	Non

Les scores et les données des juges ne sont jamais importés depuis KSIS, quel que soit le type de fichier. Le pointage recommence à zéro dans Gym Art Meets.

Problèmes fréquents

Un gymnaste manque dans la liste. Les entrées KSIS sans nom complet ou sans date de naissance sont ignorées sans message. Ouvrez le fichier et vérifiez que chaque ligne a un prénom, un nom de famille et une date de naissance avant d’importer.

Les groupes d’âge semblent faux. Les tranches d’âge viennent de la date de début de l’événement. Si vous avez choisi la mauvaise date, corrigez la date de début de l’événement et relancez l’import, ou modifiez les groupes d’âge dans les paramètres du niveau.

Le type de sport est vide dans un fichier .sql . Le code sport KSIS n’a correspondu à rien de connu (nous mappons ARTW, ARTM, ARTW+). Choisissez-le manuellement dans la liste déroulante.

Aucune session n’est apparue depuis mon .csv . C’est normal. Seuls les fichiers .sql contiennent des données de session et de rotation. Créez des sessions dans l’application avec Créer une session.

Une étiquette de groupe d’âge comme « 10 ans et plus » n’a pas été importée. L’analyseur comprend seulement les formats numériques comme « Age 9 », « Age 7&8 » ou « Age 10+ ». Renommez l’étiquette dans le fichier source et essayez encore, ou ajoutez le groupe d’âge manuellement après l’import.

J’ai relancé l’import et maintenant j’ai des doublons. Les gymnastes sont associés par prénom, nom de famille et nom du club. Si vous relancez l’import après avoir renommé quelqu’un, l’importateur le traite comme un nouveau gymnaste. Supprimez le doublon dans la liste.

Et ensuite

• Configurez les niveaux et les catégories si vous devez ajuster les prix ou la capacité

• Créer une session si vous avez importé un fichier .csv ou .xlsx et devez créer le programme

• Configurez les profils de juge pour préparer le pointage

Liens associés

• Importer depuis MeetMaker

• Carte conceptuelle KSIS pour la correspondance des termes

• Vue d’ensemble de la migration