Importer depuis MeetMaker

Vous avez effectué l’inscription dans MeetMaker et vous voulez importer les clubs, les gymnastes et les détails de l’événement dans Gym Art Meets. L’importateur MeetMaker se connecte directement à MeetMaker, donc vous n’avez rien à exporter. Vous collez l’URL de l’événement, choisissez quels clubs importer, puis lancez l’importation.

Il y a deux façons de faire, selon que vous avez déjà créé l’événement Gym Art Meets :

• Nouvel événement depuis MeetMaker. Commencez depuis la boîte de dialogue du nouvel événement. L’importateur crée l’événement Gym Art Meets à partir des détails de l’événement MeetMaker, puis y importe les clubs.

• Appliquer à un événement existant. Ouvrez un événement que vous avez déjà créé, puis importez-y les données MeetMaker. C’est utile quand vous avez configuré l’événement manuellement et que vous réalisez plus tard que MeetMaker contient la plupart des infos.

Prérequis

• Un club dans Gym Art Meets. Si vous n’en avez pas encore, créez-en un d’abord.

• Un événement MeetMaker publié avec des inscriptions. Vous avez besoin de l’URL de l’événement ou de son ID numérique.

Trouver votre ID d’événement

Ouvrez la page de votre événement sur MeetMaker et copiez l’URL depuis votre navigateur. Elle ressemble à https://meetmaker.com/Event?eid=8953. Vous pouvez coller l’URL entière, ou seulement le nombre à la fin.

Chemin A : créer un nouvel événement depuis MeetMaker

Étape 1 : commencer un nouvel événement

1. Depuis le tableau de bord de votre club, cliquez sur Nouvel événement.

2. Sur l’écran « Comment voulez-vous créer votre événement ? », choisissez MeetMaker.

Étape 2 : récupérer les détails de l’événement

1. Collez l’URL ou l’ID de votre événement dans le champ.

2. Cliquez sur Récupérer les détails de l’événement.

3. Gym Art Meets récupère l’événement depuis MeetMaker et vous montre le nom, les dates, le lieu, le contact de l’organisateur et tous les frais par niveau qui ont été configurés dans MeetMaker.

Si vous voyez « Aucune donnée d’événement n’a été trouvée pour cet événement », vérifiez l’URL. L’ID de l’événement est le nombre après eid=.

Étape 3 : créer l’événement Gym Art Meets

Cliquez sur Appliquer à l’événement. Gym Art Meets crée un nouvel événement à partir des détails MeetMaker. Vous restez dans la même boîte de dialogue, avec le nouvel événement prêt à recevoir l’importation.

Étape 4 : choisir les clubs à importer

1. Cliquez sur Récupérer les clubs. Gym Art Meets demande à MeetMaker la liste des clubs inscrits à l’événement.

2. La liste des clubs apparaît. Par défaut, tous les clubs sont sélectionnés.

3. Décochez les clubs que vous ne voulez pas importer. C’est utile si un club s’est inscrit par erreur, ou si vous organisez un événement commun et que seuls certains clubs sont à vous.

Étape 5 : lancer l’importation

Cliquez sur Importer {count} club(s). Gym Art Meets récupère les inscriptions de chaque club sélectionné, les associe aux niveaux de Gym Art Meets, puis crée les gymnastes et les entraîneurs. Vous verrez une barre de progression.

Quand l’importation se termine, vous obtenez une carte de résultat avec des compteurs. La boîte de dialogue se ferme et vous amène à votre nouvel événement.

Chemin B : appliquer les données MeetMaker à un événement existant

Si vous avez déjà créé votre événement et que vous voulez seulement y importer les données MeetMaker :

1. Ouvrez l’événement depuis votre tableau de bord.

2. Allez à la page Importation MeetMaker depuis le menu de l’événement.

3. Collez l’URL ou l’ID de votre événement et cliquez sur Récupérer les détails de l’événement.

4. Cliquez sur Appliquer à l’événement. Le nom, les dates, le fuseau horaire, la description, l’image de couverture, le lieu, le contact de l’organisateur et le contact du responsable de l’événement sont remplacés par les valeurs de MeetMaker. Les autres paramètres de l’événement (niveaux que vous avez déjà créés, paramètres d’inscription, documents) sont conservés.

5. Cliquez sur Récupérer les clubs, choisissez les clubs, puis lancez l’importation.

Ce que vous obtenez

Entité dans Gym Art Meets	Depuis MeetMaker
Nom de l’événement, dates, fuseau horaire	Oui (depuis Récupérer les détails de l’événement)
Lieu et description	Oui
Contacts de l’organisateur et du responsable de l’événement	Oui
Image de couverture	Oui (si défini dans MeetMaker)
Niveaux	Oui
Frais de niveau (prix d’inscription, frais d’équipe, taille de l’équipe)	Oui, lorsque MeetMaker a un tableau des frais
Gymnastes (nom, date de naissance, club, niveau)	Oui
Entraîneurs	Oui
Numéros USAG	Stocké comme identifiant supplémentaire sur chaque gymnaste
Groupes d’âge	Non (MeetMaker n’envoie pas de plages de dates de naissance, configurez-les par niveau)
Sous-divisions	Non
Sessions	Non
Rotations	Non
Compétitions	Non
Scores	Non
Juges	Non

La planification, les groupes d’âge et le score sont tous configurés dans Gym Art Meets après l’importation.

Correspondance des noms de niveau

MeetMaker utilise de courts codes de niveau. Gym Art Meets les développe automatiquement :

Code MeetMaker	Niveau Gym Art Meets
XB	Xcel Bronze
XS	Xcel Silver
XG	Xcel Gold
XP	Xcel Platinum
XD	Xcel Diamond
XSA	Xcel Sapphire
C ou Entraîneur	Entraîneur
1, 2, 3...	Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3...

Tout le reste est conservé tel quel. Après l’importation, vous pouvez renommer les niveaux depuis les paramètres du niveau.

Qui compte comme entraîneur

Les inscriptions où MeetMaker marque le rôle comme entraîneur sont importées comme entraîneurs, pas comme gymnastes. Tous les autres vont dans la liste des gymnastes, tant qu’ils ont une date de naissance.

Problèmes courants

Un gymnaste manque. Les entrées MeetMaker sans date de naissance sont ignorées. Vérifiez l’inscription dans MeetMaker.

Un club entier n’est pas passé. Si MeetMaker ne renvoie pas les inscriptions d’un club, le journal d’importation affiche un avertissement et continue avec les autres. Vous verrez le nombre réussi dans la carte de résultat. Relancez l’importation avec seulement ce club sélectionné pour réessayer.

Le nom de mon événement a été remplacé. Le Appliquer à l’événement bouton sur un événement existant remplace le nom de l’événement, les dates, le fuseau horaire, la description, l’image de couverture, le lieu et les contacts par les valeurs de MeetMaker. Si vous voulez garder vos valeurs actuelles, récupérez les détails pour les prévisualiser, mais ne cliquez pas sur appliquer, et importez seulement les clubs.

Les niveaux ont des noms courts comme « XB ». Cela veut dire que la normalisation ne s’est pas exécutée. Signalez-le et renommez le niveau manuellement dans les paramètres du niveau.

J’ai relancé l’importation et j’ai des doublons. Les gymnastes et les entraîneurs sont associés par prénom, nom et nom du club. Renommer quelqu’un entre deux importations crée une deuxième entrée. Supprimez le doublon.

Et ensuite

• Configurer les niveaux et les catégories pour configurer les groupes d’âge et les sous-divisions

• Créer une session pour construire votre planning

• Configurer les profils de juge pour préparer le score

Connexe

• Importer depuis KSIS

• Vue d’ensemble de la migration