KScore vers Gym Art Meets

Si vous êtes ici, vous êtes probablement en plein milieu de votre saison et vous devez trouver comment faire tourner les choses. Nous avons déjà aidé des clubs dans ce cas. Vous allez vous en sortir.

Voici ce que vous devez savoir tout de suite : Gym Art Meets peut tout faire comme KSCORE. Vos scores, vos rotations, vos inscriptions, vos résultats en direct. Tout. Et vous pouvez configurer vous-même votre prochain événement dès aujourd’hui, sans attendre qu’on vous réponde.

Cette page vous guide à travers tout le processus. Commencez en haut et descendez, ou allez directement à la section qui vous intéresse le plus.

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Oui, il peut faire ça

C’est généralement la première question. « Peut-il faire ce que fait KSCORE ? » La réponse est oui. Voici la liste rapide :

• Notation FIG et 10.0, dans le même événement, comme dans KSCORE

• Inscription par club avec frais d’entrée et dates limites

• Résultats en direct qui se mettent à jour en temps réel (plus vite que le rafraîchissement de 4 secondes de KSCORE, en fait)

• Horaires des rotations avec rotations de repos (KSCORE les appelle « byes », nous les appelons « pauses »)

• événements sur plusieurs jours avec plusieurs sessions

• WAG et MAG, ainsi que Rythmique, Trampoline et Tumbling, et autres

La grande différence pour démarrer : avec KSCORE, vous deviez contacter leur équipe pour configurer votre événement. Avec Gym Art Meets, vous le faites vous-même à meets.gymart.org. Cela prend environ 15 minutes.

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Ce que les choses s’appellent

KSCORE et Gym Art Meets utilisent des mots différents pour certaines des mêmes choses. Cela embrouille les gens au début, alors voici une traduction.

Les plus importants

Ce à quoi vous êtes habitué dans KSCORE	Comment cela s’appelle dans Gym Art Meets
Événement ou compétition	Meet
Catégorie ou groupe (comme CCP 2 ou Xcel Gold)	Niveau
Sous-catégorie (comme « Xcel Bronze Orange »)	GroupeÂge (défini par des plages de dates de naissance)
Session	Session (identique)
rotation	Rotation (identique)
Bye (une rotation de repos)	Pause
Athlète	Gymnaste
Club	Club (identique)
Frais d’inscription	Frais d’entrée

Termes de notation

KSCORE	Gym Art Meets
Score D	Score de difficulté (même idée)
Score E	Score d’exécution (même idée)
Score final	Score final (identique)
Pénalité	Déduction neutre
Résultats par équipe (6-5-4, tous les scores, etc.)	Comptage du score d’équipe (vous définissez combien de scores comptent par équipe)

Nouveautés

Gym Art Meets a quelques concepts que KSCORE n’a pas. Vous n’avez pas besoin de les apprendre dès le premier jour, mais ils sont là quand vous en avez besoin :

• Subdivision vous permet de diviser un grand groupe d’âge sur deux sessions tout en les classant ensemble. Pratique quand vous avez 60 enfants dans un seul groupe d’âge.

• Escouade est le groupe précis de gymnastes qui commence à chaque appareil.

• vol est un plus petit groupe au sein d’une escouade, si vous devez encore découper les choses.

Noms des appareils

Tout est pareil, sauf que KSCORE dit parfois « High Bar » là où Gym Art Meets dit « Horizontal Bar ». C’est tout.

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Comment configurer votre prochain événement

Voici le processus, étape par étape. Si vous avez déjà configuré un événement dans KSCORE, la plupart de ceci vous semblera familier. Les étapes sont juste organisées un peu différemment.

1. Créez votre événement à meets.gymart.org. Donnez-lui un nom, choisissez les dates, définissez le lieu, choisissez le sport.

2. Configurez vos niveaux. C’est ici que vous créez vos niveaux CCP, vos niveaux Xcel, tout ce qu’il vous faut. Chaque niveau a ses propres frais d’entrée et règles de score.

3. Ajoutez des groupes d’âge dans chaque niveau. Là où KSCORE utilisait des sous-catégories codées par couleur, vous définirez les groupes d’âge par plage de dates de naissance.

4. Configurez la notation pour chaque niveau. Choisissez FIG ou 10.0, définissez vos règles de départage, configurez le fonctionnement des scores de saut, mettez en place la notation par équipe.

5. Créez vos sessions. Ce sont vos créneaux horaires, comme dans KSCORE. Affectez les niveaux et les groupes d’âge à chaque session.

6. Ouvrez les inscriptions. Définissez les dates d’ouverture et de fermeture, les frais de retard, ainsi que tous les champs personnalisés nécessaires (allergies, tailles de t-shirt, ce genre de chose).

7. Quand les inscriptions se ferment, générez vos listes d’escouade. Le système répartit automatiquement les gymnastes entre les rotations. Il essaie de garder les coéquipiers du club ensemble et de réduire au minimum les déplacements des entraîneurs. Vous pouvez tout ajuster manuellement après.

8. Le jour de la compétition, les juges utilisent l’application Judges Companion sur leur téléphone ou leur tablette. Si certains juges préfèrent le papier, c’est possible aussi. Un secrétaire peut saisir les scores depuis le tableau de bord du meet.

9. Les résultats s’affichent en direct à live.gymart.org. Vous pouvez aussi configurer des codes QR pour que les spectateurs consultent les résultats sur leur téléphone.

10. Après le meet, exportez les résultats en PDF, Excel ou CSV.

Pour la version détaillée de chaque étape, consultez les guides de workflow en bas de cette page.

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Transférer vos données

C’est la partie qui inquiète le plus les gens. Voici ce que vous pouvez transférer et comment.

Ce que vous avez	Comment le transférer
Votre liste d’athlètes	Exportez-la depuis KSCORE sous forme de feuille de calcul, puis importez-la dans Gym Art Meets avec l’outil d’import CSV. Il gère différents formats de date et séparateurs de colonnes, donc vous n’aurez pas beaucoup de nettoyage à faire.
Entraîneurs	Ajoutez-les manuellement, ou incluez-les dans un import CSV
Infos du club	Configurez vos clubs dans le tableau de bord du club
Résultats passés	Ils ne peuvent pas être importés directement. Si vous en avez besoin pour vos archives, enregistrez-les séparément.
Inscriptions futures	Les clubs se réinscriront désormais via Gym Art Meets

L’import CSV est assez souple. Vous pouvez même coller directement des données depuis une feuille de calcul dans la plateforme si vous ne voulez pas vous occuper de fichiers. Les champs clés sont le prénom, le nom et la date de naissance. Tout le reste est facultatif.

Comment importer des gymnastes depuis un fichier CSV

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Vos données, vos gymnastes, votre responsabilité

Parlons-en clairement, car si vous changez de plateforme en ce moment, il y a de fortes chances que la confidentialité et la gestion des données fassent partie des raisons.

Gym Art Meets a été conçu avec cela en tête dès le départ. Voici comment cela fonctionne :

Qui peut voir quoi. La plateforme utilise un accès par couches. Cela signifie que chaque personne ne voit que ce dont elle a besoin. Les organisateurs voient ce qu’ils doivent voir pour gérer le meet. Les admins de club voient leurs propres gymnastes. Les juges ne voient que les sessions et les appareils qui leur sont attribués. Personne n’a une vue complète sauf si c’est nécessaire.

Les informations des gymnastes ne sont pas publiques. Les données personnelles ne sont jamais affichées par défaut sur les pages de résultats en direct. Vous, l’organisateur, décidez exactement de ce qui s’affiche : noms, scores, classements, vidéos. C’est vous qui contrôlez.

L’inscription passe par les clubs. Il n’y a pas de formulaire public ouvert où n’importe qui peut saisir les informations d’un enfant. Les données passent par des administrateurs de club de confiance, les mêmes personnes qui gèrent les athlètes au quotidien.

La protection par mot de passe est disponible. Si vous voulez verrouiller vos résultats en direct pour que seules les personnes avec un mot de passe puissent les voir, vous pouvez le faire.

Les juges ne voient rien de plus. Quand un juge ouvre l’application Judges Companion, il voit les sessions qui lui sont attribuées et les appareils qui lui sont attribués. C’est tout. Il ne peut pas parcourir d’autres sessions ni consulter les détails des gymnastes dont il n’a pas besoin.

Si vous devez montrer à des parents ou à votre conseil d’administration que vous prenez les données au sérieux, voici ce vers quoi vous pouvez les orienter. Et si vous avez des questions précises sur la conformité ou les exigences légales, l’équipe Gym Art peut vous expliquer.

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Ce que vous obtenez que KSCORE n’avait pas

Une fois que vous serez installé, vous remarquerez quelques choses que KSCORE n’offre pas. Elles ne sont pas essentielles pour votre premier meet, mais elles sont bien utiles :

• Gestion de la musique. Les clubs téléchargent des fichiers MP3, les attribuent aux gymnastes, et la plateforme fait respecter votre date limite pour la musique pendant l’inscription. Plus besoin de courir après les gens pour les fichiers de musique au sol.

• Champs d’inscription personnalisés. Besoin de collecter des infos sur les allergies ? Les tailles de t-shirt ? Les restrictions alimentaires ? Ajoutez autant de champs personnalisés que nécessaire. Ils peuvent être des zones de texte, des menus déroulants, des nombres ou des questions oui/non.

• Demandes des clubs. Les clubs peuvent soumettre en ligne des demandes de changement de niveau, des retraits et des demandes de remboursement. Vous approuvez ou refusez en un clic. Le système s’occupe du reste.

• Enregistrement vidéo. Les juges peuvent enregistrer les routines via l’application Judges Companion. Les vidéos sont automatiquement liées au gymnaste et à ses scores. Vous contrôlez si les spectateurs peuvent les voir.

• Traitement des paiements. Intégration complète de Stripe pour collecter les frais d’entrée. Vous pouvez suivre qui a payé, qui n’a pas payé, et exporter les données financières.

• Affichages pour projecteur et codes QR. Configurez des affichages de score en direct pour les écrans du site. Générez des codes QR pour les juges, les spectateurs et l’accès Wi-Fi.

• Plus de disciplines. WAG, MAG, Rythmique, Trampoline et Tumbling, et plus encore.

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Matériel

Vous n’avez pas besoin d’équipement spécial. Voici le minimum :

Quoi	KSCORE	Gym Art Meets
Pour commencer	1 ordinateur portable	N’importe quel appareil avec un navigateur
Pour les juges	Une tablette par appareil (navigateur)	Un téléphone ou une tablette par juge (application Judges Companion)
Pour la notation sur papier	Papiers remis à la secrétaire, ou à l’oral	Imprimez les feuilles de score, le secrétaire saisit via le tableau de bord du meet
Internet	Requis pour les résultats en direct	Requis pour les résultats en direct et la synchronisation des juges

L’application Judges Companion est disponible sur iPhone, Android et dans un navigateur web. Les juges n’ont pas besoin de créer des comptes ni de se connecter avec des mots de passe. Vous configurez leurs profils et ils accèdent à leurs affectations via l’application.

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Questions fréquentes

Puis-je mélanger la notation FIG et 10.0 dans le même meet ?

Oui. Vous définissez la notation séparément pour chaque niveau. Ainsi, vos niveaux CCP peuvent utiliser un système et vos niveaux Xcel un autre, dans le même meet.

Les juges peuvent-ils encore utiliser le papier ?

Oui. Il existe des feuilles de score imprimables. Un secrétaire saisit les scores dans le tableau de bord du meet, comme dans le système basé sur des tickets de KSCORE. Vous pouvez aussi avoir certains appareils avec l’application et d’autres avec du papier, selon ce qui convient à vos juges.

Comment organiser une compétition sur plusieurs jours ?

Créez plusieurs sessions sur vos dates de compétition au sein du même meet. Le score complet sur plusieurs sessions est géré automatiquement.

Et la rotation de bye ?

Dans Gym Art Meets, cela s’appelle une « pause ». C’est la même chose. Vous la configurez lorsque vous définissez l’ordre des appareils pour votre session.

J’ai des centaines d’athlètes à inscrire. Dois-je les saisir un par un ?

Non. Utilisez l’import CSV. Mettez votre liste dans une feuille de calcul et importez tout en une seule fois. L’outil est souple sur les formats de date et les séparateurs de colonnes, donc les données de KSCORE devraient fonctionner sans beaucoup de nettoyage.

Les spectateurs peuvent-ils voir les scores en direct sans installer une application ?

Oui. Les résultats en direct fonctionnent dans n’importe quel navigateur web à live.gymart.org. Il existe aussi une application mobile Gym Art pour iPhone et Android, mais elle est facultative.

Les données de mes gymnastes sont-elles en sécurité ?

Oui. Consultez la section confidentialité et données ci-dessus. En bref : accès par couches, rien de public par défaut, l’inscription passe par les clubs, et vous contrôlez ce que voient les spectateurs.

Je dois montrer à mon conseil d’administration ou à ma fédération provinciale que nous prenons les données au sérieux. Vers quoi puis-je les orienter ?

La section confidentialité ci-dessus couvre les points clés. Pour des questions détaillées de conformité, contactez directement l’équipe Gym Art. Ils ont déjà travaillé avec des clubs dans cette situation.

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Checklist : votre premier meet

Imprimez ceci ou gardez-le ouvert dans un onglet. C’est tout le processus du début à la fin.

1. Créez votre compte à meets.gymart.org

2. Configurez votre club dans le tableau de bord du club. Ajoutez vos gymnastes et entraîneurs.

3. Si vous avez une liste depuis KSCORE, importez-la avec l’outil CSV.

4. Si votre meet nécessite de la musique au sol, téléchargez maintenant les fichiers MP3.

5. Créez votre meet dans le tableau de bord du meet.

6. Ajoutez vos niveaux. Faites correspondre vos catégories KSCORE aux niveaux Gym Art Meets.

7. Ajoutez des groupes d’âge dans chaque niveau à l’aide des plages de dates de naissance.

8. Configurez la notation pour chaque niveau. FIG ou 10.0, règles de départage, notation du saut, notation par équipe.

9. Créez vos sessions. Affectez les niveaux, les groupes d’âge et les appareils.

10. Configurez l’inscription. Définissez les frais, les dates limites, les frais de retard et tous les champs personnalisés.

11. Ouvrez les inscriptions et partagez le lien avec les clubs.

12. Quand les inscriptions se ferment, générez les listes d’escouade.

13. Préparez les juges dans l’application Judges Companion. Affectez-les aux sessions et aux appareils.

14. Organisez votre meet. Les juges notent via l’application (ou sur papier), les résultats sont publiés automatiquement.

15. Exportez vos résultats en PDF, Excel ou CSV.

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Guides de workflow détaillés

Si vous voulez des instructions étape par étape pour chaque partie, ces pages vont plus loin :

Ce que vous essayez de faire	Guide
Créer et configurer un meet	Configuration de l’événement
Configurer les sessions, les rotations et les juges	Planification et juges
Saisir les scores le jour de la compétition	Saisie des scores
Configurer les résultats, les classements et les récompenses	Résultats et classements
Gérer les clubs, les athlètes et l’inscription	Inscription et listes

Il existe aussi un tableau de comparaison complet fonction par fonction si vous voulez rechercher une fonction précise de KSCORE et trouver l’équivalent dans Gym Art Meets.

Pages liées

• Bien démarrer avec Gym Art Meets

• Comment créer un événement

• Comment importer des gymnastes depuis un CSV

• Comment fonctionne la notation

• Glossaire