Inscription et listes KScore

Comment configurer vos clubs, athlètes et entraîneurs, et comment fonctionne l’inscription à partir de maintenant.

Avant de commencer : Vous aurez besoin d’un compte Gym Art Meets.

Ce à quoi vous êtes habitué

Dans KSCORE, les clubs inscrivent les athlètes via register.kscore.ca. Les administrateurs de club créent des comptes, ajoutent des athlètes et les inscrivent aux événements. KSCORE prend en charge quelques paliers de prix avec des augmentations selon la date. Les entraîneurs font partie de l’inscription. Le suivi des paiements est disponible.

Comment cela fonctionne maintenant

Étape 1 : Configurez votre club

Si vous êtes administrateur de club, commencez par créer votre club dans le tableau de bord du club. Cela remplace votre profil de club dans KSCORE.

Créer un club

Étape 2 : Ajoutez vos athlètes

C’est la partie qui inquiète tout le monde, mais c’est en fait assez simple. Vous avez trois options :

Option A : Importer depuis une feuille de calcul. Si vous avez votre liste dans une feuille de calcul (ou si vous pouvez en exporter une depuis KSCORE), vous pouvez tout importer en une seule fois avec l’outil d’importation CSV. Il faut au minimum le prénom, le nom et la date de naissance. L’outil accepte différents formats de date et séparateurs de colonnes, donc vous n’aurez pas beaucoup de nettoyage à faire. Vous pouvez même coller les données directement depuis Excel.

Option B : Ajouter les gymnastes un par un. Si vous n’en avez que quelques-uns à ajouter, saisissez-les simplement.

Option C : Attendre l’inscription. Si les clubs inscrivent eux-mêmes leurs gymnastes à votre événement, les athlètes sont créés dans le système lorsque les clubs les inscrivent.

Importer les gymnastes via CSV

Étape 3 : Ajouter les entraîneurs

Invitez des entraîneurs dans votre club. Dans Gym Art Meets, les entraîneurs sont des membres du club avec un rôle d’entraîneur, et il existe un espace pour enregistrer leurs certifications. Vous pouvez aussi inclure les entraîneurs dans une importation CSV si c’est plus simple.

Créer un club

Étape 4 : Téléverser la musique au sol (si votre événement en a besoin)

C’est quelque chose que KSCORE n’a pas. Dans Gym Art Meets, les clubs téléversent des fichiers MP3 dans une bibliothèque musicale, attribuent un fichier musical principal à chaque gymnaste, et la plateforme applique votre date limite pour la musique pendant l’inscription. Plus besoin de relancer les clubs par e-mail pour les fichiers de musique au sol.

Plusieurs gymnastes peuvent partager le même fichier musical s’ils utilisent la même musique de routine.

Comment gérer la musique au sol

Étape 5 : S’inscrire à un événement

Lorsqu’un administrateur de club inscrit ses gymnastes à un événement, le processus se déroule ainsi :

1. Trouvez l’événement (il est सूचीé dans la plateforme si l’organisateur l’a rendu public)

2. Choisissez quels gymnastes inscrire et dans quels niveaux ils sont

3. Remplissez tous les champs personnalisés configurés par l’organisateur (allergies, tailles de t-shirt, tout ce qui est demandé)

4. Payez les frais d’inscription via Stripe

C’est tout. Pas de portail d’inscription séparé auquel se connecter.

Aperçu de l’inscription et Ajouter des gymnastes à l’inscription

Ce qui se passe après l’inscription

Gym Art Meets propose quelques fonctionnalités pour gérer ce qui arrive après l’inscription de tout le monde :

Liste d’attente. Si un niveau est complet, les inscriptions supplémentaires sont automatiquement placées sur une liste d’attente. Vous n’avez pas à la gérer manuellement.

Demandes des clubs. Les clubs peuvent soumettre des demandes de changement de niveau, de retrait ou de remboursement directement dans la plateforme. L’organisateur voit la demande et l’approuve ou la rejette en un clic. S’il s’agit d’un remboursement, le système le traite automatiquement.

Gestion des remboursements. Vous pouvez définir une politique de remboursement lorsque vous configurez l’événement. Le système la suit.

Pour les organisateurs : gérer l’inscription

En tant qu’organisateur d’événement, vous disposez de quelques outils supplémentaires :

• Suivez qui est inscrit et qui a payé dans le tableau de bord des paiements

• Définir des limites de capacité par niveau, et le système les applique automatiquement

• Ajouter des champs d’inscription personnalisés pour tout ce que vous devez collecter

• Définir des frais d’inscription par niveau et des frais de retard qui s’appliquent automatiquement après une date limite

• Exporter les données financières au format CSV

Comparaison rapide

	KSCORE	Gym Art Meets
Portail d’inscription	register.kscore.ca (site séparé)	Intégré à la plateforme
Ajout des athlètes	Saisie manuelle	Import CSV, collage depuis une feuille de calcul ou saisie manuelle
Paiements	Suivi des paiements	Intégration complète avec Stripe
Remboursements	Non documenté	Politique de remboursement intégrée
Liste d’attente	Non documenté	Automatique lorsque la capacité est atteinte
Champs personnalisés	Limité	Illimité (texte, nombres, listes déroulantes, oui/non)
Musique	Non disponible	Téléversement, attribution, application de la date limite
Frais de retard	Augmentations de prix selon la date	Système dédié de frais de retard, application automatique
Demandes des clubs	Non documenté	Demandes en ligne avec approbation en un clic

Étape suivante

Une fois les clubs inscrits, l’organisateur peut publier l’horaire. Les entraîneurs peuvent consulter l’horaire quand il est prêt.

Autres lectures

• Table de recherche par fonctionnalité

• Comment s’inscrire à un événement

• Comment gérer votre club

• Comment gérer la musique au sol

• Glossaire