Configurez votre premier événement
Faites construire votre premier événement dans Gym Art Meets. Cela prend environ 20 minutes.
Si vous êtes ici, vous venez probablement de vous inscrire et vous regardez un tableau de bord en vous demandant par où commencer. C’est normal. Mettre en place votre premier événement est simple, et tout cela prend environ 20 minutes. À la fin de cette page, vous aurez un vrai événement avec l’inscription ouverte et prêt pour que les clubs puissent s’inscrire.
Ce dont vous aurez besoin : Un compte Gym Art, une idée approximative des dates et des niveaux de votre événement, et environ 20 minutes.
1. Créez votre club (2 minutes)
Avant de pouvoir organiser un événement, vous devez avoir un club dans le système. Allez à l’onglet Clubs et cliquez sur Créer un club. Remplissez le nom de votre club, l’emplacement et les coordonnées. C’est tout pour le moment. Vous pourrez toujours revenir plus tard pour ajouter votre logo, vos couleurs et d’autres détails.
Pour le guide complet, voir Créer un club.
2. Ajoutez vos gymnastes (5 minutes)
Vous voudrez que vos gymnastes soient dans le système avant de commencer à construire l’événement. La méthode la plus rapide est une importation CSV, qui vous permet de téléverser en une fois un tableau avec les noms, les niveaux et les catégories. Si vous n’avez qu’un petit nombre de gymnastes, la saisie manuelle fonctionne aussi très bien.
Ne vous inquiétez pas si tous les gymnastes ne sont pas ajoutés tout de suite. Vous pouvez en ajouter d’autres à tout moment, même après la mise en ligne de l’événement.
Voir Importer des gymnastes depuis un CSV ou Ajoutez un gymnaste.
3. Créez votre événement (3 minutes)
Allez sur Mes événements et cliquez sur Créer un événement. Vous allez remplir les informations de base : nom de l’événement, dates, lieu et sport. Choisissez un nom que les clubs reconnaîtront lorsqu’ils le verront dans l’annuaire des événements. Pour les dates, utilisez les vraies dates de compétition, pas la période d’inscription.
Le formulaire tient sur une seule page à faire défiler. Remplissez ce que vous savez et passez à la suite.
Pour toutes les options, voir Créer un événement.
4. Configurez vos niveaux (5 minutes)
Les niveaux définissent les catégories de compétition dans votre événement. Pensez-y comme aux groupes dans lesquels les gymnastes s’inscrivent : Niveau 3, Niveau 5, Xcel Gold, ou tout autre système utilisé par votre programme. Vous allez définir le nom, les divisions d’âge et, pour chacun, les détails de l’appareil.
Si vous organisez un programme standard, cela va vite parce que les structures de niveaux courantes sont déjà intégrées. Choisissez ce qui s’applique, ajustez les groupes d’âge si besoin, et c’est terminé.
Voir le Configurer les niveaux et les catégories guide pour plus de détails.
5. Configurez l’inscription (3 minutes)
C’est ici que vous définissez vos frais d’inscription, vos dates limites et vos limites de capacité. Allez à l’onglet Inscription dans les paramètres de votre événement. Définissez vos frais par gymnaste, choisissez une date d’ouverture et de fermeture, et décidez si vous voulez utiliser une listeAttente.
Quand vous êtes prêt, mettez l’inscription sur Ouverte. Les clubs peuvent maintenant trouver votre événement et commencer à inscrire leurs gymnastes.
Pour les structures de frais, les frais de retard et les contrôles d’accès des clubs, voir le Définir les paramètres d’inscription guide.
6. Vous êtes en ligne
C’est tout. Votre événement est publié et accepte les inscriptions. Les clubs de votre région peuvent le trouver, inscrire leurs gymnastes et payer leurs frais via la plateforme.
Respirez un bon coup. La partie la plus difficile (commencer) est derrière vous.
Vous pouvez faire plus, comme créer votre planning de compétition, configurer le score et inviter des juges. Mais rien de tout cela n’a besoin d’être fait maintenant. Vous avez un événement qui fonctionne, et le reste peut attendre jusqu’à ce que la journée de compétition approche.
Ce que la plupart des organisateurs font ensuite
Voici les éléments à traiter avant la journée de compétition, à peu près dans cet ordre :
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